Todo proyecto exitoso es el resultado de la aplicación de una estrategia de gestión, que permitió que la ejecución del mismo resultara satisfactoria. Por esta razón, contar con una buena metodología de trabajo es la clave para que tengas éxito en el trabajo.
Sin embargo, ¿cómo saber qué metodología de trabajo utilizar? En el mundo laboral actual, múltiples metodologías de trabajo han sido desarrolladas para adaptarse a las diferentes empresas, al uso de las nuevas tecnologías, y a los diferentes proyectos. Pero, dentro de estas opciones, ¿cómo escoger la correcta?
En este artículo exploraremos cuáles son las metodologías de trabajo más utilizadas, y en qué consisten, para que puedas tomar las mejores decisiones al momento de seleccionar una estrategia para trabajar, aumentando también tu desarrollo profesional.
¿Qué son las metodologías de trabajo?
Una metodología de trabajo, es un sistema de técnicas, reglas, principios y procedimientos que se llevan a cabo para desarrollar un proyecto. Básicamente, una buena metodología de trabajo es la encargada de elaborar, definir y sistematizar el conjunto de estrategias que se seguirán para la producción de los productos o servicios de una compañía.
Es común, que siempre antes de comenzar cualquier proyecto, pensemos de manera casi automática en los pasos que debemos cumplir para alcanzar los objetivos. Por esta razón, contar de antemano con un plan estructurado o con una metodología de trabajo definida, te facilitará la ejecución de las actividades que te llevarán a cumplir con las metas planteadas.
Beneficios de escoger una metodología de trabajo
Al utilizar una metodología de trabajo que se adapta no solo a tu producto o servicio, sino a los objetivos que deseas alcanzar; esto te permitirá aplicar una serie de criterios objetivos que te ayudarán en el proceso de toma de decisiones. Es decir, al escoger una metodología de trabajo, cuentas de antemano con una serie de pasos que debes implementar, lo cual disminuye los riesgos y la presión que son inherentes a cualquier proceso de toma de decisiones.
Además, si todo el equipo sigue la misma metodología de trabajo, esto significa que todos los miembros se rigen bajo los mismos principios y el mismo lenguaje. Por ende, esto facilita el intercambio de información, mejorando las interacciones y la comunicación. También, contar con una metodología de trabajo te permite que se estandaricen las actividades a realizar en cada fase del proyecto, lo cual simplifica los procesos de gestión. Dicha simplificación, permite que los procesos sean controlables, eficientes y —por ende— productivos.
En conclusión, el uso de metodologías de trabajo brinda herramientas que mejoran el rendimiento de los equipos, y motiva a los integrantes, pues les hace sentir que el éxito del proyecto está en sus manos.
Las metodologías de trabajo más populares
1. Cascada
El método cascada, o “waterfall”, es una metodología que sigue la línea tradicional, en la que primero se establece el objetivo del proyecto, y luego se comienza a planificar en función de este. En esta técnica, se divide el objetivo en diferentes actividades que se deben ejecutar de forma secuencial, hasta conseguir finalizar el proyecto final.
El nombre de la técnica proviene del hecho de que todas las acciones se realizan siguiendo un proceso lineal, de manera escalonada (similar a una cascada) y en orden secuencial. Esto quiere decir que todas las tareas están vinculadas por una dependencia: no podemos iniciar una nueva tarea hasta haber culminado la anterior. Esto garantiza que el proyecto se mantenga activo, y le permite al manager del proyecto controlar los detalles de cada fase.
Entre las fases o secuencias que más se suelen encontrar en esta metodología se encuentran:
- Inicio: definición del proyecto y aprobación.
- Planificación: desarrollo de los diferentes planes de gestión.
- Ejecución: realización de las tareas planificadas.
- Monitorización y control: se supervisan las tareas ejecutadas y se comparan con la planificación. Se aplican las correcciones necesarias.
- Cierre: Se “cierra” una fase o proyecto cuando: se cumple con la entrega de las tareas ejecutadas; cuando no es posible ejecutar parte o todas las tareas planificadas; o cuando el proyecto deja de ser viable o realizable.
Entre todas las metodologías de trabajo, esta se recomienda para la gestión de proyectos grandes que involucran a muchas personas, pues la claridad de los pasos y su interdependencia, permite dar un seguimiento al trabajo necesario para alcanzar las metas planteadas.
2. Metodología Ágil
La metodología Ágil es una de las metodologías de trabajo más comunes y se caracteriza por ser colaborativa, rápida, efectiva, respaldada en datos y por valorar a las personas por encima de los procesos.
Esta metodología de trabajo prioriza la flexibilidad y la mejora continua, en vez de los procesos rígidos. Pues, su objetivo es el establecimiento de un método más colaborativo y flexible, que permita modificar los productos o servicios a lo largo del proyecto.
Para ello, divide el proyecto en fases o sprints, que consisten en tareas más pequeñas y progresivas que son revisadas y modificadas continuamente en función de los comentarios y demandas de los usuarios finales. La ventaja de este método es que permite ajustar los objetivos del proyecto según se definen nuevos sprints, y, por tanto, asegura que el producto final cumplirá con las necesidades del cliente.
La metodología de trabajo Ágil se puede adecuar a cualquier equipo de trabajo, y se puede combinar con algún otro enfoque de gestión de proyectos más específico, como los que veremos a continuación.
3. Scrum
De todas las metodologías de trabajo, Scrum se basa en interacciones o sprints que se utilizan para establecer un “ciclo” de proyecto. El objetivo de estos períodos cortos de tiempo es focalizar los esfuerzos en metas específicas a corto plazo, para controlar su cumplimiento.
Para ello, la metodología Scrum cuenta con un gerente de proyectos que dirige las reuniones diarias, las demostraciones, y los análisis retrospectivos de sprints. Estas reuniones se realizan con el objetivo de involucrar a todos los participantes del proyecto y así garantizar que las tareas se finalicen a tiempo.
Scrum es una de las metodologías de trabajo que suelen asociarse con la metodología Ágil, pues presentan principios similares, como la valoración de las personas y la colaboración de los equipos por encima de los procesos. Además, el método Scrum se suele utilizar para trabajar en proyectos complejos que pueden tener gran volumen de cambios de última hora.
4. Kanban
Dentro de las distintas metodologías de trabajo Kanban tiene como objetivo aumentar la eficiencia, al focalizar el trabajo en las tareas más importantes del proyecto. Para ello, se apoya en el uso de elementos visuales como tableros (físicos o digitales) o notas adhesivas, que le permite a los equipos visualizar mejor el flujo de trabajo, así como el progreso del proyecto para gestionar los recursos en pro de la mejora continua.
De esta manera, Kanban se diferencia de las otras metodologías de trabajo al buscar generar valor para el cliente, sin agregar gastos adicionales, al enfocarse y priorizar las tareas más relevantes del proyecto. Por esta razón, los tableros Kanban son ideales para todo tipo de equipos, especialmente para aquellos que tienen muchas actividades que realizar, dentro de cortos periodos de tiempo. También, son de gran ayuda para los equipos que trabajan remoto, pues ayudan a los miembros del equipo a visualizar fácilmente el trabajo y a mantenerse al día sin importar desde dónde trabajen.
5. Scrumban
Como su nombre lo indica, este método resulta de fusionar dos metodologías de trabajo: Scrum y Kanban, combinando lo mejor de ambos métodos.
Del método Scrum, Scrumban toma la gestion del trabajo en ciclos cortos o sprints, pero también permite la utilización de elementos visuales o tableros, provenientes de la metodología Kanban. De esta manera, se mantiene una estructura de trabajo sencilla y clara, que permite a los miembros del equipo organizar y priorizar las tareas en función de cuáles son las más importantes.
Adicionalmente, Scrumban mantiene las reuniones provenientes de Scrum, con el objetivo de mantener a todos los miembros del equipo alineados en los objetivos, y fomentar la colaboración.
6. Ruta crítica (CPM)
El método de la ruta crítica, o CPM, es una técnica que se aplica para estimar la duración total de un proyecto, con el objetivo de identificar, organizar y planificar las tareas dentro del mismo.
De esta manera, dentro de todas las metodologías de trabajo, la ruta crítica busca ayudar a los equipos a reducir los cronogramas del proyecto, al identificar las tareas más relevantes y programando otras tareas que pueden llevarse a cabo en paralelo (a las que se les dice “dependencias”). Esto ayuda a la planificación de los proyectos, ya que permite consultar los cronogramas estimados y compararlos con los cronogramas reales, para estimar con más precisión cuanto tiempo llevará cada tarea en proyectos futuros.
Para llevar a cabo una ruta crítica, se deben seguir los siguientes pasos:
- Se identifican todas las tareas del proyecto.
- Se identifican las dependencias entre las tareas
- Se asignan las tareas y las dependencias para establecer un diagrama de red que muestre cómo se relacionan las tareas entre sí.
- Se calcula cuánto durará cada tarea
- Se suman las duraciones para estimar la duración del proyecto completo.
- Se identifica cuál es la ruta crítica que se debe seguir para realizar el proyecto
- Se evalúa y actualiza la ruta crítica de forma periódica para comparar los tiempos estimados con los reales.
De esta manera, dentro de todas las metodologías de trabajo, la ruta crítica resalta por su objetivo de gestionar correctamente los tiempos de cada tarea, realizando un seguimiento de los objetivos y el progreso del proyecto, priorizando los entregables para gestionar mejor los plazos de entrega de las tareas. El método de la ruta crítica resulta ideal para proyectos y equipos pequeños y medianos.
7. Gestión por cadena crítica (CCPM)
Esta metodología de trabajo está relacionada de manera directa con el método anterior, pero en este caso se le brinda un mayor nivel de detalle a la definición de las tareas, para asignar correctamente los recursos y evaluar y reducir los riesgos.
Es así como en la gestión de proyectos por cadena crítica, tiene como objetivo estimar no solo la cantidad de tiempo de duración de las tareas, sino también los recursos que se necesitan para finalizar un proyecto. Es decir, en este método también se dividen las actividades en tareas más pequeñas, se describe sus dependencias y duraciones; pero en este caso se busca crear un cronograma y un presupuesto realistas para la realización de los proyectos, más que solo gestionar mejor el orden de las tareas.
Esta metodología, además de implementar una estructura de desglose de las tareas que permite gestionar efectivamente las grandes cargas de trabajo, también ayuda a aumentar la productividad y la eficiencia, pues sirve para eliminar la necesidad de revisar los proyectos, que puede llegar a consumir mucho tiempo y recursos.
8. PRINCE2
Dentro de todas las metodologías de trabajo, la metodología PRINCE2, o también llamada “proyectos en entornos controlados”, es una estrategia que busca definir y realizar trabajos en función de requisitos precisos, haciendo énfasis en la planificación y documentación de los elementos de trabajo.
Aunque originalmente esta metodología fue diseñada para proyectos de IT, actualmente se puede utilizar para múltiples proyectos para ayudar a reducir los costos y los excesos de tiempo. Su objetivo principal es definir roles y la gestión de soporte para agilizar muchas tareas de gestión de proyectos individuales, como el control de una fase, la gestión de la entrega de un producto y el inicio y cierre de un proyecto.
Este tipo de método de gestión, es ideal para trabajar grandes proyectos en los que estén involucrados muchos participantes.
9. Six Sigma
A diferencia de las metodologías de trabajo ya explicadas, Six Sigma tiene como objetivo mejorar la calidad de los proyectos. Para ello, utiliza técnicas estadísticas que le permite no solo medir, sino eliminar los defectos o errores en los resultados del proyecto, para así aumentar la calidad. Esto se logra a través de mejoras continuas por parte de expertos en la materia para definir, apoyar y controlar los procesos.
De esta forma, el objetivo principal de Six Sigma es la mejora continua de los procesos y la eliminación de todas las posibilidades de defectos, utilizando ciclos de mejora basados en datos. Para ello, se llevan a cabo los siguientes pasos: encontrar defectos, identificar y eliminar sus causas, y optimizar los procesos para aumentar la fiabilidad y la precisión en el futuro.
Dependiendo del tipo de proyecto, la metodología de trabajo Six Sigma puede ser una de estas dos:
- DMAIC: que quiere decir definir, medir, analizar, mejorar y controlar. Esta metodología se aplica para mejorar proyectos existentes.
- DMADV: que quiere decir definir, medir, analizar, mejorar y verificar; que se utiliza para crear nuevos procesos o productos
Six sigma forma parte de las metodologías de trabajo que son útiles para empresas grandes, principalmente aquellas que deseen implementar métodos basados en datos para reducir los defectos y optimizar los procesos de negocios.
10. Metodología Lean
Entre todas las metodologías de trabajo, el método Lean, tiene como objetivo la optimización de los procesos para alcanzar las metas de una forma más eficiente. Es decir, aprovechando de mejor manera los recursos disponibles, ayudando a identificar y eliminar los retrasos y otras ineficiencias para ofrecer valor más rápido.
Esta estrategia, por ende, busca reducir los “desperdicios” en términos de procesos de trabajo; a los cuales se les conoce como las tres “M”:
- Muda (desperdicio): prácticas que consumen recursos, pero que no añaden valor.
- Mura (discrepancia): hace referencia a la sobreproducción que deja residuos.
- Muri (sobrecarga): que se refiere a la sobrecarga de los recursos existentes.
De esta manera, al aplicar este método para gestionar los proyectos, lo que se busca es evitar las “tres M” y así llevar a cabo los proyectos de la mejor manera posible. Por ende, es una metodología útil para equipos que enfrentan problemas de eficiencia. La metodología de trabajo Lean, funciona siguiendo los siguientes principios:
- Definir el valor: Identificar el valor de cada producto o servicio (según la mirada del cliente).
- Definir el flujo de valor: Planificar el proceso e identificar áreas de desperdicio (recursos, tiempo o redundancia).
- Crear flujo: Crear un plan de flujo que elimine el desperdicio que se identificó.
- Emplear un nuevo sistema: que permita avanzar con el plan solo a medida que el cliente presente nuevas necesidades. Esto le impedirá tomar demasiado trabajo a la vez.
- Buscar la perfección: Con la idea de mejora continua, se pretende eliminar tanto desperdicio como sea posible dentro de su proceso.
11. Programación extrema (XP)
La estrategia llamada programación extrema, es una de las metodologías de trabajo que se utilizan para gestionar proyectos de carácter dinámico con plazos ajustados. Esta metodología está más relacionada con el desarrollo de software y su objetivo es la creación de sistemas de alta calidad. Para ello, se basa en una estrecha interacción con los clientes, a través de pruebas constantes y ciclos cortos de desarrollo. Esto genera procesos más rápidos y una mayor productividad.
El objetivo principal de esta metodología de trabajo es la de realizar ciclos de entrega rápidos, continuos e incrementales para conseguir los resultados esperados por el cliente, implementando prácticas y etapas predefinidas para que el proceso tenga la máxima efectividad. El software (u otro proyecto) se desarrolla en ciclos semanales, con reuniones periódicas entre el cliente y el equipo de desarrollo.
En este caso, esta metodología de trabajo se recomienda para proyectos con plazos ajustados, pero debe usarse con cautela para evitar el agotamiento.
Cómo seleccionar la metodología de trabajo adecuada para tu equipo
Cuando se habla sobre las formas de gestionar los proyectos, no hay un único enfoque correcto que funcione para todos los equipos. Cada metodología cuenta con características distintas, capaces de facilitar —o no— la administración de un proyecto desde su concepción inicial hasta su conclusión.
Por esta razón, para seleccionar la mejor opción entre todas las metodologías de trabajo disponibles, debes realizar un analisis que tenga en cuenta dos aspectos fundamentales: el tamaño de tu equipo y sus preferencias en términos de modo de trabajo. Además, debes tomar en cuenta:
| Factor | Descripción |
| Tu sector | Debes evaluar si tu área de trabajo experimenta cambios frecuentes, para entonces determinar si es más adecuado emplear una metodología flexible o una más rígida. |
| Enfoque de tu proyecto | Reflexiona sobre los objetivos de tus proyectos. ¿Priorizas las relaciones interpersonales o la eficiencia? Esto te orientará hacia la adopción de una metodología alineada con un enfoque similar. |
| Complejidad de los proyectos | Algunos métodos resultan menos eficaces que otros cuando se trata de organizar tareas complejas. Por esta razón, conviene analizar las actividades a realizar en términos de complejidad, para seleccionar la metodología que mejor se adapte a las tareas que realizas. |
| Grado de especialización de los roles | Considera las funciones desempeñadas por cada miembro del equipo. Ahora reflexiona, y cuestiona si es necesario implementar una metodología que tome en cuenta el nivel de especialización de cada empleado para así seleccionar la más adecuada. |
| Tamaño de la empresa | Métodos como Kanban son ideales para equipos de cualquier tamaño, mientras que opciones como la ruta crítica, se adaptan mejor a equipos más pequeños. |
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