gestionar la carga de trabajo

¿Cómo gestionar la carga de trabajo adecuadamente? Aprende 5 estrategias clave

A medida que las empresas crecen y se expanden, aumentan también las responsabilidades de cada puesto de trabajo. Ante este escenario, los managers de los equipos enfrentan una gran responsabilidad: repartir adecuadamente las cargas de trabajo entre los empleados, para evitar casos de burnout o agotamiento laboral. 

La realidad es que dentro del dinámico mundo empresarial actual, gestionar la carga de trabajo de manera efectiva resulta esencial para garantizar la productividad y el bienestar de los empleados. De hecho, las empresas que adoptan enfoques proactivos para ayudar a sus equipos a gestionar eficientemente sus responsabilidades no solo mejoran el rendimiento individual, sino que también fomentan un ambiente de trabajo saludable. 

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¿Por qué es importante aprender a gestionar la carga de trabajo? 

Solo en España, el 30% de los profesionales reconoce haber vivido el burnout en primera persona, y el 38% de las empresas afirman que ha habido casos de dicho agotamiento dentro de su equipo. En muchos casos, esto ocurre debido a una falsa creencia que impulsa a los trabajadores a ir más allá de sus límites por querer cumplir con los plazos establecidos o por la búsqueda de la perfección en el trabajo; la cual, lejos de ser productiva, provoca un deterioro en la salud mental de los mismos. 

Estos datos revelan que, independientemente del sector, la cantidad de responsabilidades o tareas pendientes está sobrepasando las capacidades de gestión de los trabajadores, y en vez de aumentar su productividad, está resultando contraproducente para las empresas. 

De hecho, cuidar que se realice una adecuada gestión de la carga de trabajo es igual a velar por el bienestar de los trabajadores, así como a fomentar la productividad, la optimización del talento y del tiempo, para poder conseguir los objetivos marcados sin sufrir los efectos negativos de la presión. 

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Por esta razón, contar con estrategias para gestionar la carga de trabajo es esencial, no solo por el cuidado del bienestar de los empleados, sino que, a su vez, esta práctica trae consigo varios beneficios como: 

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  1. Mejora la productividad: La gestión efectiva de la carga de trabajo permite a los empleados concentrarse en tareas importantes y prioritarias, contribuyendo a un aumento en la productividad general.

  1. Reduce el estrés y el agotamiento: Una carga de trabajo descontrolada o excesiva puede llevar a que el trabajador experimente un exceso de estrés y aumenta el riesgo del agotamiento o burnout, afectando negativamente su salud mental y física. Por el contrario, una correcta gestión de la carga de trabajo ayuda a evitar la sobrecarga y a mantener un equilibrio saludable.

  1. Mejora la calidad del trabajo: Cuando los empleados tienen el tiempo y la energía necesarios para enfocarse en sus tareas, la calidad del trabajo tiende a mejorar. Esto es así debido a que la gestión eficiente permite una atención más cuidadosa a los detalles, lo que al final se traduce en la entrega de resultados de mayor calidad.

  1. Se optimizan mejor los recursos: Saber gestionar la carga de trabajo implica saber distribuir y asignar los recursos de forma eficiente. Esto evita la sobre-utilización o sub-utilización de habilidades y del tiempo empleado en las diferentes tareas. A su vez, esto se traduce en una optimización de los recursos disponibles.

  1. Facilita el cumplimiento de plazos: Una gestión de la carga de trabajo adecuada, facilita la planificación y el cumplimiento de los plazos laborales, pues los empleados pueden organizar sus tareas y responsabilidades de acuerdo al nivel de prioridad, para que así se alcancen los objetivos en el tiempo establecido.

  1. Fomenta la innovación: Al liberar a los empleados de una carga excesiva de trabajo, se les brinda espacio para la creatividad y la innovación. La gestión eficiente no solo se trata de cumplir con las tareas diarias, sino también de fomentar un ambiente propicio para la generación de nuevas ideas.
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  1. Mejora la retención de talento: Los empleados que experimentan una gestión de carga de trabajo efectiva y un equilibrio adecuado entre trabajo y vida personal son más propensos a estar satisfechos en su trabajo. Esto puede contribuir a la retención de talento valioso para la empresa.

  1. Fomenta un clima laboral positivo: Un ambiente de trabajo en el que los líderes cuidan y gestionan adecuadamente la carga laboral, tiende a ser más positivo. Los empleados se sienten respaldados, seguros y valorados, lo que a su vez mejora la moral y la cohesión del equipo.

  1. Facilita la adaptabilidad a los cambios: Los equipos que saben gestionar la carga de trabajo de forma efectiva, son más capaces de adaptarse a los cambios en el entorno empresarial, pues cuentan con la flexibilidad que les permite mantenerse ágiles y responder de manera eficiente a nuevos desafíos.

  1. Mejora el desempeño global de la empresa: Por último, aprender a gestionar la carga de trabajo adecuadamente, contribuye al desempeño general de la empresa al garantizar que los recursos se utilicen de manera efectiva y que los empleados estén comprometidos y productivos.

5 consejos para gestionar la carga de trabajo 

Para maximizar la productividad del empleado y obtener beneficios para la empresa al mismo tiempo, es esencial que la asignación de tareas se ajuste de manera equitativa al tiempo de trabajo y a las habilidades profesionales del trabajador. 

En este sentido, los managers y líderes de los equipos se enfrentan al desafío de no solo lograr un equilibrio adecuado en las listas de tareas, sino que también se busca que los integrantes del equipo desarrollen habilidades para trabajar de manera más inteligente, optimizando procesos y gestionando eficazmente la carga de trabajo para el beneficio del negocio.

Para ello, los líderes deben desarrollar estrategias de inteligencia emocional que les permitan observar el panorama completo, y así asignar las tareas de acuerdo a las competencias y habilidades de los miembros del equipo. De hecho, estudios demuestran que cuando el conjunto de competencias de una persona son aplicadas las tareas de forma habitual, esto representa un factor decisivo y positivo en proceso de aprendizaje. 

Para facilitar esta tarea y ayudar a los managers a gestionar la carga de trabajo de manera efectiva, se pueden aplicar las siguientes estrategias

1. Evaluar la carga de trabajo:

Antes de implementar cualquier estrategia de gestión de la carga laboral, es fundamental realizar un análisis para comprender la cantidad y complejidad de las tareas, con el objetivo de adaptar la carga de trabajo a los empleados y al ritmo de trabajo actual. 

En este sentido, es fundamental contar con un ambiente de seguridad psicológica, en el que los empleados puedan sentirse cómodos expresando sus preocupaciones y desafíos en relación con la carga de trabajo. También pueden utilizarse herramientas como encuestas anónimas, revisiones periódicas o sesiones de retroalimentación, que le permitan a los líderes recopilar información esencial.
Desde ifeel, hemos diseñado este recurso con consejos prácticos que podrás implementar para fomentar la seguridad psicológica en el trabajo.

2. Apoyarse en herramientas tecnológicas:

La tecnología puede ser una aliada poderosa al momento de gestionar la carga de trabajo. La implementación de herramientas de gestión de proyectos, softwares de colaboración o sistemas de seguimiento pueden proporcionar una visión clara de las tareas, plazos y recursos disponibles. Además, la automatización de procesos rutinarios puede liberar tiempo para que los empleados se centren en tareas más prioritarias, estratégicas y creativas.

3. Establecer prioridades:

Ayudar a los empleados a establecer prioridades es esencial. Las empresas pueden colaborar en la creación de listas de tareas, identificando las actividades críticas y aquellas que pueden ser delegadas o pospuestas. Esto debido a que contar con un enfoque estructurado para la gestión del tiempo y la priorización, contribuye significativamente a la eficiencia individual y colectiva.

4. Apoyar en el desarrollo de habilidades:

Desde los puestos directivos, ofrecer psicoeducación en el trabajo, así como capacitaciones en diferentes áreas, y apoyar a los empleados en el desarrollo de habilidades, puede ayudar a que estos aprendan estrategias útiles para gestionar la carga de trabajo. De esta manera, las empresas pueden proporcionar recursos para que los empleados mejoren sus habilidades en áreas específicas, lo que no solo aumenta la eficiencia en la ejecución de tareas, sino que también impulsa la confianza y el compromiso de los trabajadores.

5. Realiza evaluaciones periódicas de la carga de trabajo 

Los planes y las estrategias establecidas pueden variar con el tiempo, con base en las necesidades de la empresa. Por lo tanto, realizar evaluaciones periódicas como parte de la rutina laboral resulta vital para ajustar la metodología de trabajo en caso de ser necesario. De esta manera, además, se está fomentando una cultura de trabajo positiva, en la que los empleados pueden confiar en que no se les dejará solos a lo largo de la ejecución de los proyectos. 

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En ifeel, sabemos que gestionar la carga de trabajo de manera efectiva es una responsabilidad compartida entre empleados y empleadores. Pues, en última instancia, una carga de trabajo bien gestionada conduce a equipos más comprometidos, productivos y satisfechos

Para ayudarte en este proceso, nuestro equipo de psicólogos expertos en bienestar laboral ha creado un programa de bienestar mental para empresas, que mejora la retención del talento, reduce el presentismo laboral y combate el estrés de los trabajadores. 

Gracias a nuestra solución de bienestar mental, los responsables de Recursos Humanos de tu empresa pueden recibir asesoramiento personalizado y basado en datos sobre cómo mejorar la salud mental en el trabajo. Además, esta solución ofrece a los empleados un servicio 360º de cuidado de su bienestar mental estructurado en diferentes niveles en función de sus necesidades. Prueba ahora nuestra solución para que puedas ver cómo podría ayudaros.

Esperamos que este artículo sobre cómo gestionar la carga de trabajo te haya resultado interesante, y te invitamos a descargar de manera gratuita esta plantilla de evaluación de desempeño, que te ayudará a plantear y estructurar adecuadamente la entrevista para mejorar así el rendimiento de todo el equipo. . 

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