Probablemente, ya has escuchado acerca del uso de la técnica pomodoro en el trabajo. La razón es que aumentar la productividad en el trabajo ha sido siempre uno de los objetivos a alcanzar en las empresas, lo que a su vez representa un desafío constante para muchos profesionales. Esto ha despertado la creación de una serie de técnicas capaces de ayudar en el proceso de gestión del tiempo, para organizar las tareas de manera eficiente y aumentar la productividad.
Entre las numerosas técnicas y estrategias disponibles, la técnica pomodoro destaca como una de las herramientas más efectivas para mejorar la concentración y la eficiencia. Veamos de qué se trata.
¿Qué es la Técnica Pomodoro?
La Técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo desarrollado por Francesco Cirillo en la década de 1980, debido a la necesidad que este tenía de encontrar una forma de gestionar y administrar el tiempo que le dedicaba a cada tarea.
El nombre “Pomodoro” (tomate en italiano) proviene de los temporizadores de cocina con forma de tomate que Cirillo utilizaba durante sus estudios universitarios. Según su teoría, Francesco afirmaba que era más fácil comer un tomate cuando lo cortas en pedazos, que cuando lo tomas entero. De esta manera, la técnica se basa en la idea de dividir el trabajo en intervalos de tiempo cortos, llamados “pomodoros”, seguidos de breves descansos.
Concretamente, consiste en dividir la realización de las actividades en intervalos de 30 minutos, en los que 25 son de trabajo y los 5 restantes deben ser de pausa o descanso. Luego de 4 pomodoros, se realiza una pausa más larga de 15 minutos. De esta manera, esta técnica permite mantener un ritmo de trabajo constante y ágil, al mantener la concentración en una tarea determinada para optimizar la productividad y mantener la motivación.
¿Cómo aplicar la técnica pomodoro en el trabajo?
Dentro del mundo empresarial, las estrategias de gestión de tiempo son muy útiles para llevar a cabo proyectos, actividades y coordinar equipos. Al implementar la técnica pomodoro en el trabajo, se maximizará la productividad, sin perder el control de la lista de tareas pendientes.
En este caso, la técnica pomodoro en el trabajo consistiría en dividir las sesiones de concentración, añadiendo descansos breves, que ayudarán a disminuir el cansancio mental que usualmente ocurre debido a una mala organización del tiempo de trabajo y las tareas a realizar.
Si la actividad o tarea debe ser realizada por un equipo, esta técnica se puede adaptar para dividirla en bloques de tiempo, para que la cantidad de trabajo resulte menos abrumadora. Si enseñas a los miembros de tu equipo a gestionar el tiempo efectivamente, la productividad del equipo mejorará, logrando resultados favorecedores tanto para la empresa como para los trabajadores.
Beneficios de aplicar la técnica pomodoro en el trabajo
Como se mencionó anteriormente, las estrategias de gestión de tiempo traen consigo múltiples beneficios para las organizaciones, y para los empleados. En este caso, la técnica pomodoro tiene como objetivo aumentar la productividad sin sacrificar la salud mental de los trabajadores. Entre las ventajas de aplicar la técnica pomodoro en el trabajo, se encuentran:
- Mejora la concentración: Dividir el trabajo en segmentos de tiempo concentrado ayuda a mantener la atención y evita la procrastinación de las tareas.
- Mejora la gestión del tiempo y la planificación: Al asignar tiempos específicos para tareas, se logra un mayor control sobre la jornada laboral, evitando la sensación de estar abrumado.
- Prevención del agotamiento: Los descansos cortos entre los pomodoros permiten recargar energías y reducir el cansancio mental, promoviendo un equilibrio saludable entre trabajo y descanso para evitar el síndrome de burnout. Desde ifeel, hemos diseñado esta guía de prevención del burnout que podrás aprovechar.
- Aumento de la productividad: La técnica pomodoro en el trabajo fomenta la productividad de la plantilla, al proporcionar un marco estructurado para abordar las tareas, que ayuda a evitar las distracciones y fomentar la eficiencia.
- Mantiene los niveles de motivación: Al dividir las tareas en intervalos breves y trabajar de manera concentrada durante estos minutos, la persona será capaz de darse cuenta de la cantidad de carga de trabajo que puede realizar en periodos cortos de tiempo. Esto, refuerza la idea de que se está siendo productivo, y aumenta la satisfacción de completar una tarea. Así mismo, se siente gratificación al culminar 4 pomodoros y poder ser capaz de alcanzar el descanso más largo.
¿Cómo aplicar la técnica pomodoro?
Para aplicar esta técnica de manera correcta, se deben tener en cuenta varios aspectos. En primer lugar, se debe tener una lista de las tareas a realizar o de los objetivos a cumplir. Adicionalmente, se deben identificar los posibles distractores o factores externos que podrían interferir con la aplicación de la técnica pomodoro en el trabajo, para así controlarlos de forma efectiva.
De esta manera, para aplicar la técnica pomodoro en el trabajo de manera correcta se deben seguir los siguientes pasos:
- Realiza una lista de las tareas a realizar, y ordénalas según su nivel de relevancia o urgencia.
- Una vez ordenadas por el nivel de prioridad, selecciona la primera tarea en la que vas a trabajar.
- Identifica y neutraliza las posibles distracciones. Por ejemplo, poner el celular en modo avión, o apagar las notificaciones en el ordenador, podrán ayudarte a concentrarte durante el tiempo de trabajo.
- Selecciona una herramienta para medir el tiempo. Puede ser un reloj, un cronómetro físico o digital, o incluso aplicaciones en el teléfono que te avisarán cuando se haya consumido el tiempo.
- Configura el temporizador y establece un tiempo de 25 minutos (un pomodoro), durante los cuales te enfocarás únicamente en la tarea seleccionada.
- Dedica esos 25 minutos a trabajar de manera concentrada en la tarea sin distracciones. Una vez consumido ese tiempo, reconoce el trabajo realizado y marca la tarea como completada o “en proceso”.
- Después de completar un pomodoro, toma un descanso corto de 5 minutos. Utiliza este tiempo para estirarte, respirar profundamente o relajarte brevemente.
- Repite el ciclo de trabajo y descanso. Después de cuatro pomodoros, toma un descanso más largo de 15-30 minutos.
- Luego de haber finalizado una tarea, registra cuántos pomodoros necesitaste para completarla. Esto te ayudará a planificar sesiones de trabajo en el futuro.
En el caso de trabajos en equipo, se puede comenzar con la aplicación individual de la técnica en tareas específicas. Al final del día, el equipo se puede reunir para revisar el estado de las actividades, y contabilizar la cantidad de ‘pomodoros’ que se hayan completado.
Al registrar la cantidad de pomodoros de forma constante, se podrá planificar mejor un cronograma de trabajo que permita estimar la cantidad de «pomodoros» que se necesitará para ciertas tareas y proyectos globales.
Pros y contras de la técnica pomodoro en el trabajo
Como en todo, no hay solución mágica que se adapte a todos los contextos. Por ende, el uso de la técnica pomodoro en el trabajo cuenta con grandes beneficios, pero también puede representar desventajas, dependiendo del tipo de trabajo que se desee realizar. A continuación, podemos apreciar un cuadro resumen de los principales pros y contras de la aplicación de esta técnica.
| Pros y Contras del uso de la técnica pomodoro en el trabajo | |
| Pros | Contras |
| – La estructura de trabajo por intervalos promueve la concentración profunda en la tarea asignada, reduciendo las distracciones. – La técnica proporciona un enfoque estructurado para administrar el tiempo, ayudando a priorizar tareas y evitar la procrastinación. – Los descansos cortos entre pomodoros evitan la fatiga mental, contribuyendo a mantener un nivel constante de energía a lo largo del día. – Es una técnica sencilla de adoptar. Solo se necesita un temporizador y la disposición para comprometerse con los intervalos de trabajo. – Hay investigaciones que demuestran que el método Pomodoro funciona para impulsar la productividad, al proporcionar una estructura que facilita la finalización de tareas. | – Algunas personas pueden sentirse limitadas por la estructura rígida de trabajar en bloques de tiempo fijos, ya que ciertos trabajos pueden requerir flexibilidad. – En entornos laborales impredecibles, las interrupciones pueden dificultar la adhesión a los intervalos predeterminados. – No todas las personas encuentran que la técnica pomodoro se ajuste a su estilo de trabajo. Algunos pueden sentirse más productivos con enfoques diferentes. – Los descansos cortos pueden no ser suficientes para tareas que requieren una mayor desconexión, lo que podría afectar la calidad de los períodos de descanso. – Si no se ha utilizado con anterioridad, el uso de la técnica pomodoro en el trabajo puede llevar tiempo para ajustar su uso, especialmente para aquellos que están acostumbrados a trabajar de manera continua. |
Priorizando el bienestar laboral: adapta las técnicas a tu equipo
La Técnica Pomodoro es una herramienta valiosa para muchos, pero como cualquier método, tiene sus pros y contras. La clave es adaptarla a las necesidades individuales y contextos laborales, para aprovechar lo que tiene para ofrecer.
Una buena forma de hacerlo, es a través del cambio de la duración de las sesiones pomodoro para alinearlas con tu propio ritmo de trabajo o nivel de intensidad de la tarea. Así mismo, esta técnica se puede mezclar con otras estrategias de organización que te faciliten la ejecución de las actividades. Por último, recuerda que esta estrategia es solo un método que pretende ayudarte cuando lo necesites. Si consideras que utilizarla a lo largo del día es demasiado, puedes intentar aplicarla en los momentos que sientas que necesitas ese empujón extra de productividad.
Confía en los expertos
En ifeel sabemos que el uso de la técnica pomodoro en el trabajo puede ser una herramienta poderosa para mejorar la productividad y gestionar eficazmente el tiempo en el trabajo. Para llevar las cosas al siguiente nivel, adapta la técnica a tus necesidades, a las características del trabajo y de tu equipo, para no poner el bienestar laboral en riesgo. Potencia tu liderazgo con esta estrategia para managers de RRHH.
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Esperamos que este artículo sobre cómo aplicar la técnica pomodoro en el trabajo te haya resultado interesante, y te invitamos a leer nuestro artículo sobre cómo aplicar la metodología OKR en tu empresa.
