Puede que cómo organizar tu tiempo en el trabajo sea una de las principales preguntas que te hagas como trabajador. Suele pasarles a personas que cuentan con poco tiempo para llevar a cabo sus tareas profesionales o bien que no tienen la habilidad de distribuir el tiempo del que disponen de manera coherente respecto a las tareas que tienen que realizar. O ambas cosas.
Por si acaso tú te encuentras ahora mismo en esta situación vamos a indicarte cinco pautas muy sencillas que puedes llevar a cabo desde mañana mismo para que la gestión del tiempo de trabajo no sea un obstáculo para tu rendimiento.
Cómo organizar tu tiempo en el trabajo
1. Acostúmbrate a manejar una agenda
Lo primero que debes hacer si quieres aprender a mejorar la gestión del tiempo de trabajo es tener una visión panorámica de las tareas que tienes que llevar a cabo en relación con el tiempo del que dispones para hacerlo.
Ten una agenda/calendario adecuado a las diferentes tareas que tienes que hacer a lo largo del día, tanto fuera como dentro del trabajo. Tiene que ser útil, de manera que te permita acceder fácil y rápidamente a tu jornada, y te proporcione una visión clara y ordenada de lo que tienes que hacer cada día y cada semana.
Revisa tu agenda al principio de cada semana y, por supuesto, al principio de cada jornada: recuerda que lo apuntas todo ahí porque no puedes acordarte de todo lo que tienes que hacer, lo que sí puedes hacer es acordarte de consultar lo que has apuntado en ella.
2. Distribuye tu tiempo de forma coherente
Es probable que te preguntes cómo organizar tu tiempo en el trabajo. Ahora que ya tienes tu agenda, divide tu jornada laboral en bloques según el margen de acción que tengas cada día. Puedes reservar el primer bloque de la jornada para consultar tus redes sociales, prensa y correo personal. Luego puedes pasar a consultar el correo corporativo y, a continuación, puedes ponerte con las tareas de cada día en función de su urgencia o de lo que esté programado.
Asegúrate de que reservas al menos un momento cada día para hacer un descanso que te permita levantarte, tomar un refrigerio, charlar con los compañeros si estás en la oficina o despejarte como consideres oportuno si estás teletrabajando.
3. Aleja los ruidos y demás distractores
Nadie puede manejar de manera óptima su tiempo de trabajo si tiene mil moscas zumbando a su alrededor. Mantén a raya las distracciones, tanto en el escritorio de tu ordenador como en la mesa.
Si no es completamente imprescindible, no tengas el whatsapp abierto en tu pantalla, ni tengas abiertas las redes sociales. Siempre es una tentación mirar esas pestañas cada dos por tres, sobre todo si están solo a un clic.
Ten la mesa ordenada y despejada. Eso generará un ambiente de trabajo en lugar de sensación de caos o desorden. Por otro lado, escuchar música mientras trabajamos es posible a veces pero una auténtica interferencia para algunas tareas: sobre todo cuando estés tratando asuntos importantes asegúrate de que no hay factores externos que te impidan poner en ellos toda tu atención.
4. Espacia las tareas
Si durante tu jornada tienes varios compromisos que atender en forma de reuniones o llamadas procura distribuirlos de manera equilibrada en tu horario en la medida de lo posible. Deja un espacio de tiempo entre una llamada y otra, no apelotones tus tareas.
Es importante que, cuando estés atendiendo a una persona, puedas hacerlo con tranquilidad, no pensando que estás a punto de llegar tarde a tu siguiente reunión. También es importante que entre conversación y conversación puedas resituarte, ir al baño, beber agua y repasar los objetivos de la tarea que toca afrontar a continuación.
Amontonar tareas, reuniones y llamadas no implica necesariamente una mayor productividad sino que favorece el estrés y la falta de concentración. Muy mala respuesta a la cuestión de cómo organizar tu tiempo en el trabajo.
5. Si puedes, prioriza la calidad
Estructurar la jornada laboral de manera óptima en cuanto a los resultados en bruto puede llevarse por delante la parte cualitativa de esos resultados. No obstante, siempre que puedas, valora la calidad del trabajo por encima de la acumulación de contenidos elaborados o checks en tu lista de tareas.
Es cierto que, a menudo, la urgencia nos obliga a resolver tareas, tomar decisiones o, simplemente, producir lo que sea que tenemos que producir en menos tiempo del que necesitaríamos para hacerlo tranquilamente, o con más prisa de la que nos apetecería imprimir al trabajo y, por tanto, con una exigencia de creatividad a nuestro cerebro que no se corresponde con la calidad de los resultados que a veces ofrecemos.
En otras ocasiones esa urgencia o esa prisa no existen. Si tienes que hacer un trabajo ya mismo hazlo lo mejor que puedas con los recursos de los que dispones. Pero si puedes hacer un trabajo con más cuidado, precisión y rigor, intenta tomarte el tiempo que necesites para llevarlo a cabo de esa manera.
Es probable que así produzcas menos (en cantidad) pero seguramente producirás más (en calidad) y con un nivel de desgaste psicológico mucho más fácil de sobrellevar, además de un nivel mayor de satisfacción contigo y con tu rendimiento.
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