A estas alturas, quizás ya hayas escuchado el término procrastinación. A muchos les cuesta pronunciarlo y escribirlo correctamente, pues “procrastinar” no es una palabra sencilla. Sin embargo, sí es un término que ha hecho fortuna desde hace algunos años, haciendo referencia a lo que toda la vida se ha llamado posponer o “dejar para más adelante”.
La procrastinación es un comportamiento que empleamos como un estilo de afrontamiento, y que aplicamos en diferentes áreas de nuestra vida. Básicamente, consiste en dejar para después las tareas o actividades que —por alguna razón— consideramos incómodas, difíciles o que simplemente nos aburren.
En el entorno laboral, la procrastinación se ha conceptualizado como «posponer acciones relacionadas con el trabajo, realizando acciones no relacionadas con el trabajo, durante el horario laboral». En este sentido, estudios han demostrado que a nivel organizacional, procrastinar tiene un impacto negativo en la productividad y el rendimiento de los empleados.
Esto es así debido a que, si bien todos tenemos derecho a programar nuestros quehaceres de la manera que más nos convenga, cuando formamos parte de un equipo, debemos evaluar qué tan funcional está siendo nuestra estrategia para que los proyectos salgan a tiempo. Si nuestra forma de trabajar está afectando el bienestar de otras personas que dependen de nuestro ritmo de trabajo, o si nuestro desempeño laboral se está viendo afectado; quizás sea momento de reflexionar.
Lo urgente antes de lo importante
En el trabajo, la mejor forma de organizar la carga de trabajo es priorizando las tareas en función de su nivel de importancia o de urgencia. Por ejemplo, hay cosas que son importantes, pero que pueden esperar y otras que son urgentes y que tienen que ser resueltas cuanto antes. También hay asuntos que quizás no son importantes, aunque convendría ir resolviéndolos y otros que nos apetecen más o que nos apetecen menos… Lo fundamental es ir gestionando esas tareas de una manera razonablemente eficiente.
Sin embargo, ¿qué pasa cuando el mecanismo de procrastinar se instala en nuestro repertorio de afrontamientos y se hace fuerte ahí? Que acabamos sistemáticamente paralizados, dejándolo todo para más adelante.
Y claro, en el entorno laboral, dejar todo para último minuto se puede traducir en la acumulación de tareas, en la disminución en la calidad de los proyectos, así como la presencia de estrés, o ansiedad por no haber gestionado adecuadamente el tiempo. En el trabajo tenemos responsabilidades que cumplir y tiempos límite para cumplirlas; es por ello que debemos adecuar nuestro ritmo de trabajo a las responsabilidades que nos han asignado, para que la parte de la cadena de trabajo que nos compete no se vea comprometida.
¿Por qué nos da por procrastinar?
Diversos estudios han llegado a la conclusión de que la procrastinación puede ser entendida más como una forma de lidiar con las emociones desagradables, que con el manejo del tiempo en sí. Esto quiere decir, que nos da por procrastinar al tener una urgencia inmediata de gestionar nuestros estados de ánimo desagradables generados por ciertas tareas (aburrimiento, ansiedad, inseguridad, frustración, etc.), en vez de enfocarnos en la tarea a realizar.
De esta manera, la naturaleza particular de nuestra aversión depende de la tarea asignada o la situación. Por ende, la procrastinación puede tener diversas causas y factores subyacentes, que pueden variar según la persona y la situación. Algunas de las razones comunes por las que procrastinamos incluyen:
1. Evitar emociones desagradables: Como mencionamos anteriormente, a menudo, procrastinamos para evitar sentimientos de ansiedad, miedo al fracaso, aburrimiento, o cualquier otra emoción asociada con la tarea que debemos realizar.
2. Falta de motivación: Cuando no estamos interesados o motivados por una tarea, es más probable que posterguemos hacerla en favor de actividades más gratificantes o entretenidas.
3. Perfeccionismo: El deseo de hacer las cosas de manera perfecta puede llevar a la procrastinación, ya que la persona puede sentirse abrumada por el temor de no cumplir con sus estándares autoimpuestos.
4. Falta de habilidades de gestión del tiempo: La incapacidad para administrar eficazmente el tiempo puede llevar a posponer las tareas importantes en favor de actividades menos relevantes pero más inmediatas.
5. Falta de atención o distracciones: Nos dispersamos con facilidad, cualquier cosa atrapa nuestra mirada y nos entretiene, alejándonos del foco donde tenemos que tener puestos nuestros cinco sentidos: aquello que toca realizar ahora mismo y que no debería esperar mucho tiempo más. La presencia de distracciones como redes sociales, televisión, teléfonos móviles, entre otros, puede tentar a procrastinar en lugar de concentrarse en el trabajo.
6. Falta de energía por la sobrecarga de trabajo: nuestro rendimiento en el trabajo requiere que tengamos energía, tono, activación. Sin embargo, cuando se tiene una gran cantidad de tareas pendientes, algunas personas pueden sentirse abrumadas y procrastinar como una forma de lidiar con la presión.
7. Falta de compromiso con la tarea o la falta de claridad en los objetivos: No hay cosa que más retrase la ejecución de una tarea que el desinterés por ella, la incomprensión, el desacuerdo o la falta de identificación con ella: el no encontrarle sentido. Por tanto, no debemos olvidar que uno de los instrumentos para vencer la procrastinación es el encontrarle sentido a las tareas, el saber que esperamos lograr de ellas, o el realizar, dentro de nuestras posibilidades, tareas que tengan sentido y con las que podamos comprometernos.
8. Estrategia mal diseñada: A veces las tareas que tenemos por delante son poco apetecibles por sí mismas y cuesta mucho resistirse a procrastinar, ya que cualquier actividad parece más atractiva que ponerse con ellas. Sin embargo, no debemos olvidar que las leyes del comportamiento pueden facilitarnos la vida. Si no hay una recompensa inmediata (refuerzo positivo) o consecuencia negativa (refuerzo negativo) por no completar una tarea de manera oportuna, es más fácil procrastinar, pues nada está motivando mi comportamiento. Por ello, resulta necesario que diseñemos la estrategia de trabajo en función a esto para obtener buenos resultados.
Día Mundial de la procrastinación
Cada 25 de marzo desde el año 2010, se celebra el «Día Mundial de la procrastinación». Esta iniciativa comenzó en Francia, con el objetivo de darle un toque de humor a este comportamiento.
Sin embargo, este día resulta en una excelente oportunidad para aumentar la conversación sobre este comportamiento que todos hemos llevado a cabo en algún momento, entender sus causas y comenzar a implementar acciones y estrategias que nos ayuden a evitarlo.
¿Cómo combatir la tentación de procrastinar?
1. Organízate bien
Prioriza según tus recursos de atención, energía, tiempo, inspiración, etc. Apóyate en técnicas de gestión de tiempo, como por ejemplo la técnica pomodoro. A veces lo más adecuado es empezar por la tarea menos apetecible y así quitársela de en medio y luego poder fluir mejor con el resto de obligaciones. Otras veces conviene dejar lo peor para lo último e ir calentando motores con tareas más asequibles. Decide lo que vaya mejor para este momento y ponte con ello.
2. Delega, pide ayuda, divide y vencerás.
Obviamente, esto no siempre se puede hacer porque hay cosas que son nuestra exclusiva responsabilidad. Otras veces, con la compañía o la colaboración de alguien, encontramos la manera de desatascar ese muro de procrastinación que nos paraliza y no permite que el trabajo avance.
3. Ponte en marcha a toda costa, no pienses
Aunque tu ritmo, tu lucidez y tu motivación hacia una tarea concreta no estén (aún) en su punto álgido, ponte a ello. Recuerda el viejo eslogan de mayo del 68: actúa, la acción es lo que cuenta. Puede que esta pauta no sirva para cualquier circunstancia, pero, desde luego, puede ser una herramienta que desencaje ciertos bloqueos mentales que nos llevan a procrastinar indefinidamente aquello de lo que no queremos ocuparnos.
4. Recursos para lidiar con la procrastinación
- Libros:
- «La procrastinación: ¿por qué dejamos para mañana lo que podemos hacer hoy?» de Piers Steel.
- «The Now Habit: A Strategic Program for Overcoming Procrastination and Enjoying Guilt-Free Play» de Neil Fiore.
- «Procrastination: Why You Do It, What to Do About It Now» de Jane B. Burka y Lenora M. Yuen.
- Terapia y asesoramiento:
- Terapeutas especializados en terapia cognitivo-conductual (TCC) que puedan abordar la procrastinación.
- Servicios de bienestar mental para empleados y empresas, como el de ifeel.
- Grupos de apoyo y comunidades:
- Grupos de apoyo en línea o presenciales donde los profesionales puedan compartir experiencias y estrategias para superar la procrastinación.
- Comunidades en redes sociales o foros dedicadas a la productividad y la gestión del tiempo.
- Ejercicios y técnicas de mindfulness:
- Prácticas de mindfulness y meditación para mejorar la atención y la autorregulación emocional.
- Técnicas de respiración y relajación para reducir la ansiedad y el estrés que pueden contribuir a la procrastinación.
- Formaciones de soft skills:
- Programas de formación en habilidades blandas como la gestión del tiempo, la toma de decisiones y la resolución de problemas.
- Entrenamiento en habilidades de comunicación y trabajo en equipo para mejorar la colaboración y la motivación en el entorno laboral.
Apoyo desde las empresas
Para ayudar a disminuir la procrastinación en el lugar de trabajo, las empresas pueden implementar diversas estrategias y medidas dentro de los equipos:
- Cultura organizacional: Fomentar una cultura que valore la productividad, el compromiso y la responsabilidad puede ayudar a reducir la procrastinación. Esto puede lograrse mediante la comunicación efectiva de los objetivos de la empresa y el reconocimiento del trabajo bien hecho.
- Establecimiento de metas claras y realistas: Proporcionar a los empleados objetivos claros y alcanzables puede ayudar a mantenerlos enfocados y motivados. Las metas específicas y medibles ayudan a reducir la procrastinación al proporcionar un sentido de dirección y logro.
- Apoyo y capacitación: Proporcionar a los empleados las herramientas y recursos necesarios para realizar su trabajo de manera eficiente puede ayudar a que estos no sientan la necesidad de procrastinar. Esto puede incluir capacitaciones en gestión del tiempo, técnicas de organización y manejo del estrés.
- Flexibilidad laboral: Permitir cierta flexibilidad en los horarios de trabajo o la posibilidad de trabajar desde casa puede ayudar a algunos empleados a evitar distracciones y aumentar su productividad, al tiempo que eligen trabajar en las circunstancias que mejor les funcione para aumentar su concentración.
- Eliminación de distracciones: Identificar y eliminar las distracciones en el lugar de trabajo, como reuniones innecesarias, notificaciones constantes de correo electrónico o entornos ruidosos, puede ayudar a los empleados a mantenerse enfocados en sus tareas.
- Reconocimiento y recompensas: Reconocer y recompensar el esfuerzo y los logros de los empleados puede ayudar a mantener su motivación y reducir la procrastinación.
- Evaluación y seguimiento: Realizar un seguimiento del progreso de los empleados y proporcionar retroalimentación regular puede ayudar a mantenerlos responsables de sus tareas y reducir la procrastinación.
Ayuda para dejar de procrastinar
Ifeel cuenta con una solución de bienestar mental para empresas, diseñado por su equipo de psicólogos expertos, con el objetivo de ayudar a los empleados de sus partners a encontrar la mejor manera de trabajar, priorizar sus objetivos y emplear sus recursos para desgastarse lo mínimo. Al final, se trata de contribuir a que el cuidado del bienestar psicológico de los trabajadores esté en el centro de la cultura empresarial de las compañías, como herramienta clave para potenciar la productividad de una manera sostenible.
Gracias a esta colaboración, los responsables de recursos humanos pueden recibir asesoramiento personalizado y basado en datos sobre cómo conseguir que sus trabajadores atiendan sus responsabilidades de una manera eficiente y sin procrastinar. De este modo, se fomenta la salud mental de los trabajadores mientras se preservan buenas condiciones para que la productividad sea óptima.
Además, la solución de bienestar mental para empresas de ifeel ofrece a los empleados un servicio de cuidado de su salud mental estructurado en diferentes niveles en función de lo que necesiten en cada momento. De este modo, pueden acceder a diferentes herramientas de cuidado de su salud mental con la app de ifeel. En un segundo nivel pueden recibir soporte emocional a través de un chat con uno de los psicólogos colegiados de nuestra plataforma. Si requieren una ayuda más continuada en el tiempo, pueden acceder al tercer nivel del asistencia: la terapia psicológica online con un psicólogo especializado en casos como el suyo.
Conéctate hoy mismo a nuestra plataforma y solicita más información sobre la solución de bienestar mental para empresas de ifeel.
