En el mundo laboral se da mucho prestigio la capacidad para el multitasking o multitarea pero, ¿se está enfocando de la manera adecuada? En este post vamos a hablarte de ello.
Vivir en la dictadura del multitasking
Por ejemplo, cuando observamos ofertas y entrevistas de trabajo es frecuente encontrar frases del tipo “se valora la capacidad para trabajar bajo presión, gestionar diversidad de tareas que deben ser atendidas con agilidad y tener una buena capacidad para desenvolverse en entornos muy cambiantes”… al final de una lista interminable de funciones y tareas asignadas al puesto.
Por otro lado, ya lo sabíamos cuando vivíamos en la antigua normalidad, pero los meses de teletrabajo nos dejaron muchas escenas de simultanear tecleo, teléfono, telefonillo, vigilar niño, aprovechar para poner la lavadora mientras asisto a una videoconferencia antes de echarle un vistazo al periódico… Y que parezca que producimos y trabajamos bien.
Estos son solo dos ejemplos, aplicados a nuestras rutinas de trabajo, de cómo la multitarea puede ser una “buena” manera de adaptarnos al ecosistema laboral actual, pero también dejan entrever las consecuencias de tener -en sentido literal y metafórico- muchas ventanas abiertas en el escritorio de nuestro ordenador.
Los estereotipos sobre las características y ventajas del funcionamiento en multitasking (es decir, de hacer varias o muchas cosas al mismo tiempo) están muy integrados en la creencia popular. Veamos los dos más destacados.
Mitos sobre la multitarea
1. La multitarea es buena por sí misma
Esta creencia totalmente desajustada de la realidad nos lleva a pensar que cuantas más cosas sepamos hacer a la vez, siempre mejor. Es decir, trabajar o desenvolvernos en nuestra vida cotidiana en modo multitasking es bueno siempre.
2. La multitarea es algo “característico” de las mujeres
A veces casi parece que propio en exclusiva, como si todas las mujeres del mundo funcionaran siempre de manera eficaz cuando tienen varios frentes abiertos a la vez, mientras que los hombres solo pueden entregarse a una única tarea en cada momento porque, en cuanto la cosa empieza a complicarse, comienzan los problemas para ellos.
La verdad sobre el multitasking
En realidad, ni la multitarea es buena por sí misma ni es algo propio solo de las mujeres. A no ser que tengamos algún problema grave de salud que nos lo impida, todos los seres humanos somos capaces de “hacer dos cosas a la vez” (como se dice coloquialmente), no solo las mujeres. Eso se debe a nuestra capacidad para procesar información tanto de manera serial (un elemento detrás de otro) como en paralelo (varios elementos a la vez).
Ambos tipos de procesamiento son muy útiles y tienen que ver con nuestra habilidad para focalizar nuestra atención en una tarea o distribuirla en varios asuntos si hace falta. Otra gran cualidad de nuestro cerebro que influye en nuestras habilidades de multitasking es nuestra memoria operativa (working memory). Explicado de manera muy rudimentaria, la memoria operativa nos permite mantener activados en nuestra conciencia, en un momento dado, todos los elementos necesarios para resolver un determinado asunto.
La cuestión está en que unas personas tienen mayor capacidad para el procesamiento distribuido en paralelo y una memoria operativa más potentes que otras. Eso puede deberse a sus propias capacidades innatas. También (y esto es más interesante todavía) por lo entrenadas que tengan unas capacidades u otras.
Lo importante es saber que, aunque eso les va a permitir tener un rendimiento (en el trabajo y en su vida en general) muy bueno en algunos sentidos… en realidad les puede perjudicar también en otros.
La otra cara de la multitarea
El procesamiento serial y el distribuido en paralelo no son buenos en sí mismos ni uno es mejor que otro (este sería un tercer mito). Ambos son útiles y necesarios y nos beneficiarán más o menos en función de lo que demande cada situación. Porque no todas las tareas requieren lo mismo para ser afrontadas con la máxima eficiencia.
Es importante tener esto en cuenta en la vida en general pero en el ámbito laboral en particular. La capacidad para la multitarea goza de un enorme prestigio en un entorno orientado a producir cuanto más mejor, a competir cuanto más mejor, a tomar decisiones y resolver problemas cuanto más rápido mejor, siempre con muchos asuntos acumulados encima de la mesa.
Sin embargo, esta mentalidad deja de lado los beneficios de una manera de funcionar más serial y las desventajas que, en un cierto punto, puede presentar un abuso (que no uso) de la multitarea.
Algunas desventajas de la multitarea
1. Aumenta la probabilidad de estrés
Al manejar de manera simultánea varios estímulos que compiten entre sí (porque pertenecen a tareas diferentes) puede aumentar la “sobrecarga del sistema”, es decir, es estrés. Si esto es muy intenso, a nivel psicológico puede manifestarse en forma de ansiedad, irritabilidad, sensación de mucha exigencia externa, culpa o “agobio” por no llegar a todo a pesar de dividirnos o malestar con nosotros mismos por no saber organizarnos de una manera más eficiente.
2. Aumenta la probabilidad de error
La desventaja más traicionera de la multitarea es que encargarnos de varias tareas a la vez en lugar de encargarnos de una tarea cada vez aumenta la probabilidad de error. Obvio: si nuestra atención no es infinita y además la dividimos más de lo que da de sí, es más probable que digamos en whatsapp a nuestra amiga la frase que va para nuestro jefe y que se nos olvide el café que pusimos en el microondas mientras entrábamos a la reunión por videoconferencia.
3. Procesamiento más superficial
A veces la situación requiere que nos encarguemos de varias cosas a la vez y es fantástico tener la capacidad de hacerlo. Si no son tareas muy sesudas, profundas o elaboradas, atenderlas todas a la vez es un buen método. Sin embargo, si son importantes y requieren pensar, profundizar, ir más allá, etc. quizá no es buena idea no dedicar a cada una toda nuestra atención. La multitarea implica menor capacidad para profundizar en cada tarea en comparación con el método “una cosa cada vez”.
4. Tardamos más en rematar cada tarea
La ventaja número uno del multitasking es muy simple: vamos avanzando en varias cosas a la vez en lugar de tener varias de ellas paralizadas hasta que acabemos una. Pero eso no es gratis: con la multitarea aumenta la lentitud para acabar cada una de las tareas que tenemos empezada, mientras que si nos dedicamos a una sola cosa, esa la acabaremos antes. ¿Bueno o malo? Depende de las necesidades de la tarea.
5. A más división, menos atención
¿La sensación de saturación te lleva a poca capacidad para concentrarte, recordar, mantener tu atención en un único estímulo durante un rato? Quizá necesitas examinar cómo es tu dinámica de trabajo (o cotidiana, en general) y ver si se caracteriza por una multitarea muy intensa. La distribución de la atención no favorece la concentración.
En definitiva, la multitarea está muy bien siempre y cuando lo requiera la situación, pero debemos saber que no es un método perfecto y que no siempre significa que producimos más o mejor. Esto es de especial relevancia a la hora de evaluar el funcionamiento de un equipo de trabajo o de un empleado en particular.
Alternativas a las desventajas de la multitarea:
1. Modifica tus creencias
Tener la capacidad para encargarte de varios asuntos a la vez es genial pero no creas que siempre va a beneficiar a tu rendimiento. Funcionar de manera serial también es adecuado en algunas situaciones.
2. Aumenta tu compromiso
Encargarte de varias cosas a la vez sin que sea necesario hacerlo así indica una cierta falta de compromiso con cada una de las tareas. Prueba a mirarlo desde este punto de vista, sobre todo con aquellos asuntos que sean más importantes, y dedícate a ellos con verdadera implicación: lo secundario puede esperar.
3. Refresca tu capacidad para el funcionamiento serial
La capacidad de la multitarea la tienes más que entrenada y seguramente en tu trabajo tienes que potenciarla por inercia. ¿Qué tal si, tanto en el trabajo como en el resto de facetas de tu vida, complementas el multitasking con un estilo más mindful (una cosa cada vez, poniendo tu atención solo en eso)? No te compliques: pruébalo hoy mismo cuando trabajes pero también el resto del tiempo cuando leas, veas la televisión, cocines, tomes algo con una amiga… Toda tu vida está llena de situaciones en que puedes entrenar esta habilidad para que sirva de buen complemento a la multitarea.
4. Recuerda que la inteligencia va por otro lado
Una alta capacidad para la multitarea, es decir, para procesar información en paralelo, es fantástica, pero no te convierte de por sí en alguien más inteligente, más válido profesionalmente, más capaz… Estas cosas son relativas y es importante tener flexibilidad para funcionar a diferentes velocidades y por diferentes carriles.
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