Es probable que el exceso de reuniones se haya convertido en uno de los grandes males silenciosos para el bienestar corporativo y la productividad eficiente de miles de trabajadores a lo largo y ancho del ecosistema laboral.
Cuando evaluamos ese bienestar y nos preocupamos por las amenazas a la productividad, a menudo nos fijamos en factores mucho más visibles, como el liderazgo tóxico, la carga inadecuada de trabajo o los horarios draconianos, que inciden directamente en el bienestar psicológico de los trabajadores mermando, además, su rendimiento.
Sin embargo, existen otros factores que también pueden tener el mismo efecto, pero de una manera más discreta, silenciosa o insidiosa: es el caso de las reuniones mal planteadas o, por ejemplo, el exceso de reuniones. En este post te hablamos de ello.
¿Qué es el exceso de reuniones?
Los empleados que han tenido la oportunidad de trabajar en diferentes empresas y están familiarizados con diferentes metodologías y estilos de liderazgo saben bien una cosa: que tan malo para trabajar de manera eficiente es no reunirse nunca jamás como reunirse demasiadas veces. En el segundo caso, multiplicando hasta el infinito de lo incomprensible los encuentros en torno a la mesa o, quizá peor aún, las videoconferencias desde donde cada uno desarrolle a duras penas su teletrabajo. No obstante, esta cuestión no afecta a todos los miembros de la compañía por igual.
En efecto, muchos trabajadores tienen una (o ninguna) reunión a la semana para coordinarse con su equipo de cara a los próximos días, evaluar de manera continua el progreso de los proyectos en marcha y recibir instrucciones por parte de sus managers. Esto no suele suponer mucho problema ni una carga de trabajo excesiva o innecesaria, siempre y cuando las reuniones estén correctamente organizadas: es decir, que duren lo que tienen que durar, que incluyan el contenido que tienen que incluir y que se celebren con la periodicidad y frecuencia estrictamente necesarias.
El problema del exceso de reuniones
Sin embargo, es común que, conforme más alto es un puesto, en más reuniones tenga que participar y no siempre justificadamente. De este modo las reuniones de trabajo se multiplican y tienen lugar cada día, o incluso varias veces lo largo del día: reuniones, encuentros, videollamadas, sesiones de trabajo, celebradas como herramienta para poder coordinarse con diferentes departamentos, colaboradores, clientes y otros stakeholders y poder hacer planificación, desarrollo y seguimiento de los múltiples proyectos en los que suelen estar embarcadas las grandes compañías.
Esto implica que la proporción entre el llamado “trabajo efectivo” (en el sentido de productivo y tangible) y el tiempo empleado en pensar, hablar, conocer, poner en común, informar, etc., que normalmente debería bascular muy a favor del platillo del primero, se va equilibrando hasta, en algunos casos, invertirse: la persona pasa más tiempo reunida que produciendo.
Muchos trabajadores hablan directamente de que pasan “más tiempo reunidas que trabajando”, y esta manera de describirlo es muy significativa del problema: si las reuniones no se consideran trabajo es que la abundancia es más bien un exceso de reuniones: están mal planteadas, son innecesarias y están, en cambio, boicoteando la verdadera productividad y probablemente el bienestar emocional de la persona que tiene que participar en ellas.
Consecuencias del exceso de reuniones en el bienestar psicológico
1. Aburrimiento
Ningún trabajo es perfecto ni siempre interesante o trepidante, de manera que nos motive y capte toda nuestra atención e interés a cada momento y en cada tarea que se nos encomiende. Hasta ahí, bien. El problema aparece cuando un trabajo mal organizado genera un exceso de reuniones que, lejos de ser productivas, se vuelven tediosas, eternas y, por tanto, nos cuesta implicarnos mental y emocionalmente en ellas. En ese caso hacen que desconectemos y tengamos que poner nuestro esfuerzo más en resistir despiertos que en hacer una participación valiosa.
2. Enfado
Obviamente habrá personas a las que les dará igual trabajar de una manera o de otra. Sin embargo, cuando valoramos mucho nuestro tiempo, tenemos muchas tareas y no contamos con los recursos suficientes -especialmente de tiempo- para llevarlas a cabo de manera satisfactoria, es diferente. En esos casos, resulta enormemente enojoso tener la sensación de que se nos hace perder el tiempo con llamadas, reuniones y encuentros que se prolongan más de lo necesario, de modo que no son reuniones eficientes sino reuniones que están mal planteadas, o bien se trata de un exceso de reuniones basado en encuentros completamente innecesarios.
3. Desmotivación
Está estrechamente relacionada con el aburrimiento y ambas experiencias emocionales pueden dar lugar a una auténtica experiencia de boreout en el trabajador cuando se vuelven muy intensas y frecuentes. Es importante que las empresas presten atención a prevenir este tipo de fenómenos dentro de sus programas de corporate wellness, ya que sin duda pueden estar en la raíz de la decisión de dejar una empresa, como por ejemplo está sucediendo a gran escala en lo que se conoce como la Gran Renuncia que se está produciendo desde hace un tiempo en EEUU.
4. Ansiedad
Más allá de que el exceso de reuniones nos aburra, nos enfade y nos desmotive, lo cierto es que no nos libra de tener que cumplir con nuestros objetivos y tener que informar del rendimiento que vamos generando. Por eso muchas personas, además de las reacciones anteriores, experimentan de manera frecuente una gran preocupación por el lastre que el exceso de reuniones supone para su propia eficiencia: por cuánto tiempo les hará perder, por cuánto retrasará el cumplimiento de las tareas, por cuánto les obstaculizará en la ansiada fluidez en el trabajo.
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