Las 8 fases de un proceso de selección

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Habitualmente entendemos el proceso de incorporación de nuevos trabajadores a una empresa como la revisión de diferentes perfiles, la realización de entrevistas de trabajo y la selección de uno o más candidatos para un puesto determinado. 

Esta visión es totalmente correcta. Sin embargo, para poder llevar a cabo un reclutamiento eficiente de nuevos miembros de la plantilla también podemos tener una perspectiva más amplia. De este modo, nuestro proceso de búsqueda, evaluación e incorporación de nuevos fichajes a la compañía no se limitará a la visión tradicional de curriculum-entrevista-contrato. 

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Para ello, vamos a repasar las 8 fases que realmente componen un verdadero proceso de selección serio, complejo y riguroso. 

1. Exploración de necesidades

La incorporación de un nuevo miembro al equipo de trabajo empieza con el surgimiento de una necesidad del tipo que sea en la compañía. 

No hay ningún trabajador que esté en su puesto sin cumplir una necesidad de la empresa que fue detectada en algún momento. Una necesidad es la existencia de una serie de tareas que están sin cubrir o cubiertas de manera no óptima por los trabajadores actuales. Por tanto, para satisfacerla de manera óptima no basta con reorganizar el equipo actual sino que se requiere la incorporación de alguien nuevo. 

2. Exploración de recursos

Para incorporar a alguien a un puesto de trabajo no basta con que sea necesario: también tiene que ser posible

Antes de iniciar el proceso de selección propiamente dicho, los responsables de recursos humanos tienen que saber con qué recursos cuentan para que la incorporación de un nuevo miembro al equipo sea factible a nivel económico (podemos pagarle) y físico (existe literalmente un puesto para esta persona, tanto en la oficina como en forma de teletrabajo).  

3. Definición del perfil a buscar

Una vez que tenemos claro que necesitamos a alguien y que tenemos ciertos recursos físicos y económicos para incorporarlo, tenemos que avanzar en la definición del perfil profesional y personal que buscamos. 

Probablemente antes ya teníamos una ligera idea del tipo de persona que deseamos incorporar, pero conviene que lo definamos y concretemos al máximo posible. Esto quiere decir que tenemos que saber qué características debe cumplir a nivel profesional y personal, qué funciones tenemos pensado adjudicarle y qué condiciones de trabajo (incluyendo el salario emocional) podemos ofrecerle. 

Es decir, tenemos que tener claro qué necesitamos de esa persona y qué le daremos a cambio. 

4. Estrategia de reclutamiento

Cuando ya hemos definido el perfil que necesitamos, iniciamos la parte más práctica del proceso de selección: el reclutamiento propiamente dicho

Esta fase, a su vez, consta de varios pasos, pero seguro que no te descubrimos nada nuevo si te decimos que básicamente son los siguientes: lanzamiento de la oferta (interna, externa o ambas), técnicas de reclutamiento (ejercicios, entrevistas, cuestionarios) y elección final del candidato idóneo. 

5. Incorporación del candidato

Cuando llegamos a una decisión sobre el candidato que más nos conviene incorporar al equipo en este momento, lo primero que hay que hacer es comunicárselo, iniciar el papeleo y, literalmente, recibirle. 

Por tanto, el “primer día” es el momento de acogerle, formalizar la documentación que quede pendiente, acompañarle mientras se instala en su puesto (o mientras se conecta a las plataformas de comunicación interna si va a teletrabajar) y presentarle progresivamente al resto del equipo para que empiece a integrarse sin distorsionar la cohesión grupal.

6. Proceso de formación 

A no ser que estemos hablando de perfiles muy altos, lo habitual es que todo trabajador pase por lo que se conoce comúnmente como “periodo de prueba”, caracterizado por un tipo de contrato especial (es decir, provisional) y por un nivel de supervisión externa elevado

El objetivo de este periodo es comprobar si las promesas percibidas durante la fase de reclutamiento cristalizan una vez llegados a la arena. Lo ideal es que, a medida que el trabajador progresa en su adquisición de habilidades, vaya adquiriendo autonomía de manera progresiva

Quizá sabes por propia experiencia que la expresión “periodo de prueba” no resulta muy acogedora ni integradora. Desde luego, tampoco estimula especialmente la motivación del trabajador: más bien da la sensación de que lo amenaza. 

De acuerdo, estamos probándole, pero podemos hacerlo de una manera más amable: consideremos su periodo inicial en la compañía “proceso de formación”

7. Evaluación final de la formación

Aunque la empresa prevea espacios de formación continua para sus trabajadores, el entrenamiento inicial imprescindible para la incorporación al equipo de un nuevo miembro tiene que tener un final más o menos determinado en el tiempo. 

Junto a la persona encargada de supervisarle o mentorizarle, se evaluará el desempeño del trabajador durante sus primeros días, semanas o meses (según la empresa). A continuación se tomará una decisión sobre si continuará trabajando en la compañía o bien se interrumpirá la colaboración por no haber alcanzado los estándares esperados o por una modificación imprevista en el binomio necesidades-recursos de la empresa. 

8. Inicio del periodo de autonomía

Si esa primera evaluación del rendimiento arroja conclusiones favorables y no hay ningún otro inconveniente, consideraremos que el trabajador ha superado su periodo de prueba

Eso quiere decir que cuenta con el entrenamiento mínimo para seguir trabajando en su puesto y que, a partir de este momento, podemos modificar el nivel de supervisión directa al que lo habíamos sometido elevando su nivel de autonomía. 

De este modo se completa la incorporación al equipo del nuevo trabajador que fue iniciada tiempo atrás con el descubrimiento de necesidades en la empresa y la exploración de los recursos disponibles. 

Hasta aquí la teoría. Las dificultades pueden aparecer luego por múltiples motivos a la hora de transitar por estos ocho momentos en una empresa de verdad. Si eres la persona encargada de coordinar este proceso en tu compañía y necesitas ayuda lo conveniente es que te pongas en manos de profesionales

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