La gestion du temps au travail est l’une des principales préoccupations des salariés. Cela arrive souvent aux personnes qui disposent de peu de temps pour accomplir leurs tâches professionnelles ou qui n’arrivent pas à répartir le temps dont elles disposent pour les tâches qu’elles ont à accomplir. Ou les deux.
Si vous vous trouvez actuellement dans cette situation, nous vous proposons cinq conseils simples à suivre dès demain pour que la gestion du temps au travail ne vous empêche pas d’accomplir vos tâches et d’assumer vos responsabilités.
La gestion du temps au travail : comment faire ?
Tenir un agenda
La première chose à faire si vous voulez apprendre à améliorer votre gestion du temps au travail est d’avoir une vue d’ensemble des tâches que vous devez accomplir et du temps dont vous disposez pour le faire.
Ayez un agenda/calendrier adapté aux différentes tâches que vous devez accomplir tout au long de la journée, tant en dehors qu’à l’intérieur du travail. Il doit être utile pour vous permettre d’accéder rapidement et facilement à votre journée et vous donner une vision claire et ordonnée de ce que vous avez à faire chaque jour et chaque semaine.
Révisez votre agenda au début de chaque semaine et, bien sûr, au début de chaque journée : n’oubliez pas d’y écrire tout ce que vous avez à faire, car vous ne pouvez pas vous souvenir de tout ce que vous avez à faire, mais vous pouvez vous rappeler de vérifier ce que vous avez écrit dans votre agenda.
Répartissez votre temps efficacement
Si vous ne savez toujours pas comment améliorer la gestion du temps au travail, continuez à lire. Maintenant que vous avez votre emploi du temps, divisez votre journée de travail en blocs en fonction de votre plan quotidien. Vous pouvez réserver le premier bloc de la journée à la consultation de vos médias sociaux et de votre courrier personnel. Ensuite, vous pouvez passer à la vérification de votre courrier électronique professionnel, puis passer aux tâches de chaque jour en fonction de l’ordre de priorité ou de ce qui est prévu dans le planning.
Veillez à réserver au moins un moment par jour pour une pause afin de vous lever, de prendre une collation, de discuter avec vos collègues si vous êtes au bureau, ou de vous vider la tête et de vous dégourdir les jambes si vous êtes à la maison.
Éloignez le bruit et les autres distractions
Personne ne peut gérer son temps de travail de manière optimale s’il y a un millier de mouches qui bourdonnent autour de lui. Éloignez les distractions, tant sur votre ordinateur que sur votre bureau.
Si ce n’est pas indispensable, n’ayez pas WhatsApp ou vos médias sociaux ouverts sur votre écran. Il est toujours tentant de consulter ces onglets de temps à autre, surtout s’ils sont à portée de clic.
Gardez votre bureau bien rangé et clair. Cela créera un environnement de travail au lieu d’un sentiment de chaos ou de désordre. En outre, écouter de la musique en travaillant est parfois possible, mais c’est une véritable distraction pour certaines tâches : surtout lorsqu’il s’agit de questions importantes, assurez-vous qu’aucun facteur externe ne vous empêche d’y consacrer toute votre attention.
Séparer les tâches
Si vous avez plusieurs engagements à honorer au cours de votre journée dans le cadre de réunions ou d’appels, essayez de les répartir de manière équilibrée dans votre emploi du temps. Laissez un espace de temps entre un appel et un autre, n’entassez pas vos tâches les unes sur les autres.
Il est essentiel que, lorsque vous rencontrez quelqu’un, vous puissiez le faire calmement, sans penser que vous êtes sur le point d’être en retard pour votre prochaine réunion. Il est également important de pouvoir se reposer entre deux conversations, d’aller aux toilettes, de boire de l’eau et de revoir les objectifs de la tâche à accomplir.
L’accumulation de tâches, de réunions et d’appels ne conduit pas nécessairement à une productivité accrue, mais plutôt au stress et au manque de concentration – une réponse inadéquate à la gestion du temps au travail.
La qualité plutôt que la quantité
Structurer de manière optimale la journée de travail en termes de résultats bruts peut faire perdre la partie qualitative de ces résultats. Cependant, chaque fois que vous le pouvez, valorisez la qualité du travail plutôt que l’accumulation de contenus préparés ou le fait de cocher les cases de votre liste de tâches.
L’urgence nous oblige souvent à résoudre des tâches, à prendre des décisions ou à produire ce que nous avons à faire en moins de temps qu’il n’en faudrait pour le faire. Il se peut aussi que nous soyons plus pressés que nous ne le souhaiterions pour effectuer le travail et que, par conséquent, nous demandions plus de créativité à notre cerveau que la qualité des résultats que nous obtenons parfois.
Dans d’autres cas, cette urgence ou cette précipitation n’existe pas. Si vous devez effectuer un travail dans l’immédiat, faites du mieux que vous pouvez avec les ressources dont vous disposez. Mais si vous pouvez faire un travail avec plus de soin, de précision et de minutie, essayez de prendre le temps nécessaire pour le faire de cette manière.
Vous produirez probablement moins (en quantité). Mais vous produirez sans doute plus (en qualité), avec un niveau de tension psychologique beaucoup plus facile à gérer et un niveau de satisfaction plus élevé à l’égard de vous-même et de vos performances.
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