Uno de los asuntos corporativos que suelen dejarse para más adelante son los tipos de comunicación interna que se va a desarrollar en la empresa, especialmente si la compañía es pequeña o acaba de establecerse. Sin embargo, los sistemas comunicativos son fundamentales para todo tipo y tamaño de organización, y, por lo tanto, es importante tener en cuenta que existen diferentes tipos de comunicación interna y que cada organización debe preocuparse por establecer una metodología comunicativa entre sus empleados que favorezca el clima laboral y que contribuya a mejorar el trabajo de todos.
Una clasificación frecuente de los tipos de comunicación interna es la que establece tres categorías: ascendente, descendente y horizontal, en función de quién se dirige a quién. De este modo, hay una comunicación que va de los empleados a los jefes, otra que va de los jefes a los empleados y otra que tiene lugar entre iguales jerárquicos.
Además de estas categorías, existe otra clasificación según el estilo de comunicación que se emplee. Estas pueden ser:
| Según el estilo de comunicación que se emplee: | |
| Asertiva: | Implica expresar ideas, opiniones y sentimientos de manera clara, directa y respetuosa, buscando un equilibrio entre ser firme y amable. Es el estilo de comunicación ideal. |
| Agresiva: | Se caracteriza por imponer ideas de manera brusca, sin considerar los sentimientos o posiciones de los demás, priorizando los propios intereses. |
| Pasiva: | En este estilo de comunicación, las personas suelen evitar conflictos y expresar sus opiniones de manera sumisa, sacrificando sus propias necesidades para evitar confrontaciones. |
| Comunicación Pasivo-Agresiva: | Combina elementos de los estilos pasivo y agresivo, manifestando resentimiento de manera indirecta y evitando responsabilidades directas. |
Tipos de comunicación interna por su nivel de calidad
Independientemente de quién inicia la interacción o quién está participando en una determinada interacción mientras se trabaja, hay una clasificación más básica de los tipos de comunicación interna que se debe tener en cuenta. Es la que divide esa comunicación en dos categorías: la óptima y la deficiente o, lo que es lo mismo, la de comunicarse bien o comunicarse mal.
1. Comunicación interna óptima
–Es eficaz: no genera un impacto cualquiera, sino que cumple su objetivo, que no es otro que el de intercambiar mensajes que son interpretados adecuadamente por los interlocutores y que les ayudan a trabajar mejor.
–Es eficiente: no ocupa más tiempo del necesario para cumplir el objetivo propuesto, tiene lugar a través del canal adecuado, no implica a más personas de las imprescindibles ni incluye ruidos que pueden desvirtuar los mensajes a intercambiar.
–Es económicamente saludable: contribuye a mejorar el rendimiento de los trabajadores implicados y, por tanto, mejora la productividad no solo de estos trabajadores, sino del equipo en su conjunto.
–Es psicológicamente saludable: no resulta agresiva, cortante o incómoda, sino que hace que las personas se sientan bien y no sientan rechazo a la hora de comunicarse entre ellas, tanto si es para intercambiar buenas noticias o mensajes neutros como si es para gestionar un asunto conflictivo.
–Es corporativamente saludable: se desarrolla en unos términos que contribuyen a cuidar del clima laboral y preservar la cohesión del equipo.
2. Comunicación interna deficiente
–Es ineficaz: tiene un efecto, sí, pero no el deseado ni el necesario para trabajar de una manera más cómoda. Cuando acaba el intercambio de mensajes, las conclusiones no están más claras que al comienzo y, con toda probabilidad, la tarea se ejecutará mal o se hace necesario prorrogar la comunicación -con la inversión de tiempo que eso requiere- para llegar al resultado deseado de la comunicación interna.
–Es ineficiente: emplea demasiado tiempo y energía hasta lograr que los interlocutores se comprendan entre sí, a menudo por implicar a personas cuya presencia es innecesaria en la conversación o sufrir interrupciones frecuentes.
–Es económicamente perjudicial para la empresa: si los trabajadores no se comunican de forma óptima porque no se entienden, son lentos o no utilizan los códigos adecuados, su rendimiento se va a ver perjudicado, interfiriendo en la productividad global de la empresa.
–Es psicológicamente nociva: agota, incómoda, genera tensiones a menudo evitables. Es frecuente que se traduzca en discusiones o luchas de poder que, a menudo, resultan estériles. El resultado es que los implicados tratan de alejarse entre ellos, evitando la comunicación, para ahorrarse estas sensaciones.
–Es corporativamente tóxica: cuando los miembros de un equipo no se comunican de manera correcta o se dañan mutuamente en lugar de contribuir con su escucha y sus aportaciones a la consecución de un objetivo común el resultado es que la cohesión de ese equipo se agrieta y el clima laboral de la empresa en su conjunto se enrarece.
Cómo promover una adecuada comunicación interna
1. Establecer claramente qué miembros del equipo deben estar en cada canal de la app que usáis para la comunicación interna o quiénes deben estar en copia en los mails que se envían. No os hagáis líos a la hora de decidir los tipos de comunicación interna a utilizar. Todas aquellas personas cuya presencia no sea imprescindible deben quedar al margen, para evitar acumulación de contestaciones o bien que las personas reciban permanentemente mails o notificaciones sobre asuntos en los que no están implicadas, con la distorsión de su ritmo de trabajo que eso supondría.
2. Establecer unas normas básicas de estilo en cuanto a la comunicación interna que sean acordes a la cultura empresarial de la compañía. Por ejemplo, si se permite o no el uso de gifs o iconos, si se permite o no el uso de palabras malsonantes, indicar que es mejor no hacer comentarios sobre temas personales dentro de los canales de comunicación interna, indicar si hay algún tema controvertido que convenga dejar fuera de la comunicación interna, etc.
3. Promover la autoinhibición: no sobrecargar de respuestas los chats internos si no es imprescindible, enviar mensajes cortos y concisos en lugar de párrafos extensos, separar las intervenciones largas en párrafos cortos para favorecer la lectura, no abusar de mayúsculas o signos de interrogación si no es necesario, emplear negritas y cursiva para favorecer la comprensión, etc.
4. Evitar siempre el uso de un lenguaje agresivo, denigratorio o descortés en cualquiera de los tipos de comunicación interna tradicionales (ascendente, descendente y horizontal), tanto si es por escrito como en comunicación cara a cara, aunque sea con una sola palabra o expresión corta. Perjudica seriamente el clima laboral y nunca resulta constructivo para mejorar el rendimiento de nadie.
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