Le débat sur la façon d’organiser des réunions de travail efficaces est un classique dans tout bureau qui se respecte. Les réunions sont l’arme secrète de nombreuses équipes, mais aussi le cheval de bataille de celles qui n’y parviennent pas. En fait, dites-moi comment vous organisez les réunions dans votre entreprise et je vous dirai avec quelle efficacité vous les menez.
En tant que managers et responsables des ressources humaines, nous devons être clairs : la réunion est la brique de base de tout travail d’équipe, son exemple le plus rudimentaire. Par conséquent, si nous voulons que nos performances soient optimales, nous pouvons soit improviser et croire que les résultats seront les meilleurs… soit nous organiser correctement et y parvenir.
Dans ce dernier cas, tout commence et se poursuit par une bonne dynamique de réunion.
Chaque entreprise est différente et chaque tâche requiert un type d’organisation différent, il existe donc de nombreuses façons de mener correctement une réunion. Cependant, comme nous l’avons indiqué au début, il existe également de nombreuses façons de fausser une réunion et de la transformer en un obstacle à la performance de l’équipe et à la recherche des meilleurs moyens de la rassembler.
Quoi qu’il en soit, vous découvrirez dans cet article les sept lignes directrices à suivre pour programmer des réunions de travail, car ce sont celles qui facilitent l’organisation de réunions efficaces. Vous pouvez les appliquer à votre manière, mais plus vous en laissez de côté, plus votre travail d’équipe sera inefficace.
Comment organiser des réunions de travail efficaces ?
1. Inscrire les réunions dans l’agenda
Les réunions doivent être prévisibles, c’est-à-dire qu’elles doivent s’inscrire naturellement dans la routine et l’agenda des membres de l’équipe. Pour ce faire, il est préférable de choisir un jour et une heure pour la réunion et de s’y tenir, même si des changements occasionnels doivent être apportés.
De cette manière, chacun gardera en tête l’idée que les réunions existent, qu’elles ont une continuité et qu’elles doivent être intégrées dans son agenda.
Il est habituel de programmer les réunions le lundi ou le vendredi, selon que l’on souhaite les aborder comme une préparation de la semaine ou comme un suivi de ce qui a été réalisé. Les deux options, et toute autre qui vous convient, sont valables, pour autant que la réunion ait lieu.
2 Soyez cohérent dans l’organisation des réunions
Le jour et l’heure de la réunion sont importants, mais ce qui compte vraiment, c’est de respecter cet horaire dans la mesure du possible et de le rattraper lorsqu’une cause interrompt la séquence des réunions.
En fait, l’une des principales raisons de perdre l’habitude de tenir des réunions est de ne plus en tenir, même pendant une semaine. Évidemment, il ne s’agit pas de se réunir pour le plaisir de se réunir. Cependant, il est important que, de manière régulière et prévisible, l’équipe dispose d’un espace pour se réunir, pour communiquer ouvertement et pour organiser les tâches à accomplir.
3. Fixez une durée maximale
Dans tout bureau, chacun sait qu’il y a des moments plus intenses et d’autres plus détendus. Par conséquent, il arrive que les réunions aient peu de contenu et qu’il n’y ait pas assez de temps pour tout discuter.
Dans tous les cas, pour que les réunions ne soient pas épuisantes, il est conseillé de s’en tenir à une durée maximale. Cela permet d’aller à l’essentiel plutôt que de tourner autour du pot et d’éviter que les participants aient l’impression de perdre du temps. Bien entendu, la durée maximale ne doit pas être utilisée si tous les points ont déjà été abordés.
4. Suivez un ordre du jour
L’improvisation n’est pas le meilleur moyen de tirer le meilleur parti d’une réunion pour laquelle, de plus, une durée maximale a été fixée. Il est donc préférable qu’au moins une personne soit chargée de préparer à l’avance l’ordre du jour, c’est-à-dire la liste des points à discuter lors de la réunion.
Cela peut se faire de sa propre initiative, mais il est souvent utile de rappeler aux membres de l’équipe que s’ils souhaitent soulever certaines questions, ils peuvent les communiquer à la personne responsable afin qu’elle les inscrive à l’ordre du jour.
Bien que ce ne soit pas une pratique universelle, dans certaines équipes, l’ordre du jour prévu est envoyé aux participants avant même la réunion, afin de leur donner un avant-goût des points qui seront abordés. Cela leur permet de mieux les préparer plutôt que de le faire à la volée.
5. Bien structurer la réunion
En plus d’avoir un ordre du jour, toute réunion est un rassemblement formel qui, pour être efficace, doit suivre une structure plus ou moins ordonnée.
La structure de base d’une réunion peut être très simple et s’articuler autour de trois points : salutations introductives, présentation de l’ordre du jour, clôture-conclusions-satisfaction.
Vous pouvez varier cette structure comme bon vous semble en fonction des besoins de votre équipe, mais essayez de la respecter afin que vos réunions ne soient pas chaotiques.
6. Pas de discussion : porte-parole et temps de parole
En ce qui concerne les points de l’ordre du jour et la structure, il est toujours important de se rappeler que le but de la réunion est de travailler efficacement.
Pour cela, la communication doit être fluide, ce qui n’est pas le cas si la réunion de travail devient un charivari.
Même s’il est vrai qu’il existe des équipes de travail où l’atmosphère est très horizontale et informelle, il doit y avoir une personne qui joue le rôle de porte-parole ou de coordinateur. Il peut s’agir, par exemple, de la même personne qui est chargée de préparer l’ordre du jour.
Cette personne sera chargée de diriger la réunion et d’organiser les tours de parole de manière ordonnée, afin de s’assurer que personne ne monopolise ou ne boycotte la réunion et que toutes les voix ont une chance d’être entendues.
7. Collecte d’informations
Les réunions, surtout les plus intenses, fructueuses ou animées, sont une grande source d’informations et de décisions pour l’équipe de travail.
Afin de fixer tout ce contenu et de le clarifier une fois la réunion terminée, il est important qu’une personne soit chargée de prendre note des accords conclus et des différentes considérations émises pendant la session et de les consigner dans un document sous forme de procès-verbal.
De cette façon, une copie peut être envoyée à tous les participants à la réunion afin que chacun soit au courant des questions qui ont été discutées et qu’il soit possible de suivre le travail d’équipe dans le temps.
La réunion est la technique de base du travail en équipe. Cependant, pour différentes raisons, toutes les équipes ne connaissent pas la meilleure façon de les mener efficacement. C’est peut-être votre cas : vous êtes chargé de diriger une équipe mais, pour une raison ou une autre, vous n’arrivez pas à maîtriser les routines de base.
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