Olga Guzmán, HR & Office Manager chez Kenjo
Je m’appelle Olga Guzmán et je suis actuellement HR & Office Manager chez Kenjo. Ma carrière professionnelle a toujours été liée au domaine des RH, d’un point de vue généraliste et parfois plus axé sur le développement et la formation, ainsi que sur le recrutement et la sélection.
Sur le plan personnel, j’aime les films d’horreur, la mode et la musique. J’aime aussi mon travail parce qu’il implique de traiter avec des gens et c’est quelque chose que j’ai toujours apprécié. Pour l’anecdote, mon premier emploi était celui de professeur dans des cours privés pour enfants et je dois dire que je n’étais pas mal du tout, héhé.
Dites-nous, Olga : Qu’est-ce que Kenjo exactement ?
Kenjo est un logiciel RH « tout-en-un » pour les PME, conçu pour réduire la charge des tâches administratives liées aux RH, améliorer la culture du travail et contribuer au développement des talents dans les organisations.
Kenjo est né en 2017 avec seulement 15 personness et compte aujourd’hui plus de 80 collaborateurs dans différents pays. Depuis ses débuts, l’entreprise Kenjo a un caractère international, puisque son siège est à Berlin mais qu’elle possède également un bureau à Madrid. Elle est également présente en Suisse, en Autriche et en Amérique latine, notamment au Mexique – où elle a effectué ses premiers recrutements – et dans d’autres pays comme le Nicaragua, l’Argentine, la Colombie, l’Uruguay et le Costa Rica.
D’autre part, nous avons plus de 500 clients dans différents secteurs. En ce sens, l’une des particularités de Kenjo est d’accompagner des entreprises de tous les secteurs, y compris celles appartenant aux secteurs des services, de l’industrie et du commerce. A cet effet, nous avons plus de 12 fonctionnalités pour, entre autres, la gestion des congés et des absences, le recrutement, la création d’équipes tournantes, l’enregistrement des heures de travail ou la gestion des salaires.
Au fur et à mesure que Kenjo et le nombre d’employés augmentaient, avez-vous eu du mal à vous occuper de leur bien-être ?
Lorsqu’une entreprise se développe, la structure organisationnelle tend à devenir progressivement plus complexe et à présenter des défis de gestion plus importants, notamment en matière de personnel. Chez Kenjo, depuis le début, nous avons mené différentes actions visant à veiller au bien-être de tous les employés, même s’il est vrai qu’au fur et à mesure que l’équipe a grandi, ces besoins ont évolué.
« Nous nous sommes rendu compte qu’il est essentiel de faire des plans spécifiques pour garantir ce bien-être et, dans ce cadre, d’encadrer différentes actions ».
Par exemple, nous réalisons régulièrement des enquêtes sur le climat de travail et grâce à celles-ci, nous connaissons leur degré de satisfaction et les aspects dont ils ont besoin. Nous avons mis en place une série d’avantages sociaux, une thérapie psychologique gratuite et illimitée pour les employés, un système hybride de travail à distance et en présentiel, des horaires de travail flexibles, des sessions de feedback continu, des événements de team building, entre autres.
Tout cela signifie que notreENPS (Employee Net Promoter Score) est d’environ 8 sur 10 chaque mois et que nous avons obtenu la reconnaissance « Great Place To Work » en Espagne et en Allemagne.
Pensez-vous que la croissance d’une start-up peut entraîner une perte du traitement personnalisé de chaque employé ?
Lorsqu’une start-up se développe, un certain nombre de défis se présentent et la perte d’un traitement personnalisé est certainement l’un des scénarios qui peuvent se produire. Cependant, à mon avis, elle n’est pas intrinsèque à cette croissance et ne doit pas se produire si les bonnes mesures sont prises.
Il est très pratique de savoir que cela peut arriver, afin justement de mettre en place les mécanismes précis et de réaliser un plan adapté aux besoins et à la taille de chaque entreprise.
Et en général, c’est une question de priorités, si la priorité est aux personnes, le temps sera adapté en conséquence. Et d’autre part, notre logiciel a une feuille de route, qui rend tout de plus en plus facile et continue de nous laisser le temps de nous concentrer sur ce qui est le plus important.
Quelles mesures avez-vous mises en place chez Kenjo pour faciliter la vie de votre propre équipe ?
Plusieurs des mesures que nous avons mises en œuvre font partie de celles que j’ai mentionnées plus haut, comme l’introduction d’avantages sociaux, de séances de thérapie pour les employés, de systèmes de travail hybrides, entre autres.
J’ajouterais toutefois que la plateforme de Kenjo est conçue pour faciliter non seulement le travail quotidien des responsables RH mais aussi celui des employés, notamment en ce qui concerne les questions liées à l’entreprise ou les réglementations du travail qui les concernent également.
Par exemple, avec le pointage de la journée de travail ou la demande de congés et d’absences qui peuvent être effectués numériquement et depuis n’importe quel appareil. Mais aussi la possibilité de signer des documents électroniquement et même à distance, de sauvegarder leurs fiches de paie et autres documents dans le cloud, de savoir quels employés sont absents ou en vacances ou les dates d’anniversaires de leurs collègues.
Tout cela simplifie ces tâches et signifie qu’ils ne doivent pas perdre de temps sur des aspects administratifs fastidieux et routiniers. En outre, l’interface de Kenjo est très intuitive et peut être utilisée aussi bien par des employés férus de technologie que par d’autres, ce qui en fait un outil favorisant un environnement de travail inclusif.
Enfin, quelles sont les trois tendances en matière de RH que vous considérez comme essentielles pour favoriser une expérience positive pour les collaborateurs ?
Wow, c’est difficile de ne mentionner que trois tendances ! Mais je dirais les suivantes : enquêtes sur le climat laboral, introduction des avantages et sessions de feedback.
« Les enquêtes sur le climat de travail, et les questions en général qui sont posées de manière anonyme, sont essentielles pour savoir réellement ce que ressentent les employés ».
En d’autres termes, la création de plans d’expérience pour les employés ne doit pas être une solution unique, mais être adaptée aux besoins réels.
D’autre part, l’introduction d’avantages sociaux déductibles fiscalement est essentielle pour inciter les employés et les rémunérer pour leur travail, au-delà de la rémunération monétaire qu’ils reçoivent.
Enfin, les séances de feedback entre les collaborateurs et les managers sont essentielles pour créer une culture d’entreprise ouverte, honnête et désireuse de s’améliorer de part et d’autre. Pour cette raison, je pense que ces sessions devraient être réellement bidirectionnelles et qu’elles devraient être organisées périodiquement, au moins deux fois par an.
En résumé, je crois que la création d’une bonne expérience pour les employés est une question d’empathie. Il peut s’agir d’un mot ou d’une tendance qui doit toujours être maintenue. Il faut avoir de l’empathie pour celui qui est en face de soi pour toute mesure, initiative, etc. Et bien sûr, qu’il soit utile dans votre contexte et pas seulement quelque chose de nouveau ou quelque chose que d’autres startups font.
