Dentro del acelerado mundo empresarial actual, la capacidad de gestionar la carga de trabajo eficientemente se ha convertido en un factor determinante para el éxito. La verdad es que ante la avalancha constante de correos electrónicos, reuniones y proyectos, encontrar un sistema efectivo que nos ayude a mantenernos organizados, es fundamental.
Es así como nace la metodología GTD, o “Getting Things Done” (consiguiendo que las cosas se hagan, en español), una filosofía de gestión del tiempo y de tareas que ha revolucionado la forma en que las personas trabajan en todo el mundo.
¿Qué es la metodología GTD?
Las siglas de la metodología GTD, hacen referencia a un acrónimo en inglés de la frase “getting things done”, cuya traducción invita a las personas a “organizarse con eficacia”. Esta metodología fue desarrollada por David Allen, en el año 2001, y es mucho más que un simple método de organización.
La metodología GTD es una filosofía que se centra en liberar la mente de la carga y la presión de tener que recordar tareas y compromisos, permitiéndonos concentrarnos plenamente en el trabajo que estamos realizando en el momento presente.
Esta técnica parte de una premisa sencilla y lógica: entre más información tengamos en nuestra mente, más difícil será decidir cuál de ellas necesita nuestra atención en el presente. Esto podría implicar que intentemos prestarle atención a múltiples tareas a la vez, y en consecuencia, desperdiciemos energía, tiempo y recursos cognitivos que podríamos estar aprovechando para desarrollar una tarea de la mejor manera posible. Claro está, que cuando la información se acumula, ello puede conducir a sentimientos de estrés, agobio o incertidumbre.
Esta premisa ha sido sustentada por múltiples estudios que indican que el multitasking frecuente pueden traducirse en resultados más pobres; lo cual enfatiza la necesidad de contar con estrategias efectivas de gestión del tiempo —como la metodología GTD- para contrarrestar estos efectos.
Allen se dio cuenta de que nuestro cerebro es mucho más eficiente procesando información que almacenándola, y por ello, la premisa fundamental de la metodología GTD es capturar todas las tareas, ideas y compromisos en un sistema externo confiable, y luego procesarlas de manera regular para determinar qué acciones tomar en cada momento.
Beneficios de la implementación de la metodología GTD
Dentro de las metodologías de trabajo para gestionar proyectos, la metodología GTD destaca con ciertas características que ofrecen una serie de beneficios significativos tanto para los trabajadores como para las empresas y organizaciones. Entre dichos beneficios podemos mencionar:
| Beneficios de la implementación de la metodología GTD | |
| Aumento de la productividad | Al liberar nuestra mente de la carga de recordar tareas, podemos concentrarnos plenamente en el trabajo que estamos realizando en el momento, lo que nos permite ser más productivos y efectivos. |
| Disminuye el estrés | Al contar con un sistema claro y confiable para gestionar nuestras tareas, reducimos significativamente el estrés y la ansiedad asociados con la sobrecarga de trabajo y la falta de organización. |
| Mejora la comunicación y la colaboración | La metodología GTD fomenta una cultura de transparencia y responsabilidad, lo que facilita la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo. |
| Cambia el enfoque de los proyectos hacia los resultados | Al priorizar nuestras tareas según su importancia y urgencia, podemos enfocarnos en las acciones que nos acercan más a nuestros objetivos corporativos. |
Al adoptar la metodología GTD, recuerda que esta debe estar adaptada a las necesidades particulares de tu empresa. Para ello, debes tener en cuenta que configurar esta metodología puede llevar tiempo, especialmente si no estás acostumbrado a utilizar sistemas de gestión de tareas.
Otro factor importante es recordar que el enfoque flexible de GTD puede no ser adecuado para todos, por lo que, si en tu caso prefieres un enfoque más estructurado, considera combinar la metodología GTD con otras como la técnica pomodoro en el trabajo, para mejorar tu productividad y gestionar tu tiempo de manera más efectiva.
5 pasos para aplicar la metodología GTD
Este método está compuesto por 5 principios básicos que te ayudarán a implementarla de forma rápida, y así alcanzar tu desarrollo profesional en el trabajo. Estos pasos son:
- Capturar: La primera fase de GTD consiste en recopilar todas las tareas, ideas y compromisos en un único lugar, en un sistema externo que te permita traspasar todas las tareas y la información que tienes en tu mente. Esto puede incluir desde notas en papel hasta aplicaciones digitales de gestión de tareas.
- Clarificar: Una vez que hemos capturado todo, es necesario revisar cada elemento y determinar cuál es la acción requerida para cada tarea. ¿Es algo que podemos hacer en menos de dos minutos? ¿Es una tarea que podemos delegar? ¿Es algo que requiere una acción más larga?
- Organizar: Una vez que hemos clarificado nuestras tareas, debemos organizarlas en listas según su contexto (por ejemplo, en el trabajo, en casa, en el ordenador, etc.) y su nivel de prioridad. Es decir, organizar cada lista en función de cuál es la más importante en la que hay que trabajar primero. Asegúrate de añadir las fechas de entrega, así como cualquier otra información relevante que te permita categorizar y ordenar el trabajo pendiente.
- Revisar: Esta etapa consiste en revisar regularmente nuestras listas de tareas para asegurarnos de que estamos enfocados en las acciones más importantes en cada momento. La ventaja es que el tiempo invertido en la organización de las tareas facilitará la toma de decisiones y el proceso de ejecución.
- Comprometerse: Por último, pero no menos importante, debemos comprometernos a realizar las acciones que hemos identificado como prioritarias. Esto implica dedicar tiempo y energía a completar las tareas de manera eficiente y efectiva, así como reservar tiempo semanalmente para añadir nuevas tareas al sistema y reiniciar el procedimiento.
Cuidando el bienestar mental en las organizaciones
En ifeel, sabemos que la metodología GTD es una poderosa herramienta para maximizar la productividad y la eficiencia en el entorno corporativo. Al adoptar los principios básicos de GTD y aplicarlos de manera consistente en nuestro trabajo diario, podemos desbloquear todo nuestro potencial y alcanzar nuevos niveles de éxito profesional.
Para ayudar en este proceso, nuestro equipo de psicólogos expertos en bienestar laboral ha desarrollado una solución de bienestar mental para empresas, con el objetivo de ayudar a las compañías a potenciar el compromiso laboral de sus trabajadores y potenciar la productividad.
Gracias a esta colaboración, los responsables de Recursos Humanos pueden recibir asesoramiento personalizado y basado en datos sobre cuáles son las medidas más eficaces para detectar problemas de salud mental en empleados y medir el clima laboral que respiran sus equipos. Es la mejor manera de conocer sus necesidades.
Por otro lado, la solución de bienestar mental para empresas de ifeel ofrece a los empleados un servicio de cuidado de su salud mental estructurado en diferentes niveles en función de lo que necesiten en cada momento.
Esperamos que este artículo sobre la metodología GTD, te haya resultado interesante. Si quieres más información sobre nuestro programa de bienestar mental para empresas, solo tienes que solicitarla y en seguida nos pondremos en contacto con tu equipo
