L’une des questions d’entreprise qui sont souvent laissées pour plus tard sont les types de communication interne à développer dans l’entreprise, surtout si l’entreprise est petite ou vient d’être créée. Cependant, il est important de garder à l’esprit qu’il existe différents types de communication interne et que chaque organisation doit se préoccuper d’établir une méthodologie de communication entre ses collaborateurs qui favorise l’environnement de travail et contribue à améliorer le travail de chacun.
Une classification fréquente des types de communication interne est celle qui établit trois catégories : ascendante, descendante et horizontale, en fonction de qui s’adresse à qui. Ainsi, il existe une communication des collaborateurs aux managers, une communication des managers aux collaborateurs et une communication entre égaux hiérarchiques.
En plus de ces catégories, il existe une autre classification selon le style de communication utilisé.
| Styles de communication | |
| Assertive | Il s’agit d’exprimer ses idées, ses opinions et ses sentiments de manière claire, directe et respectueuse, en recherchant un équilibre entre la fermeté et la gentillesse. C’est le style de communication idéal. |
| Agressive | Se caractérise par le fait d’imposer ses idées de manière brusque, sans tenir compte des sentiments ou des positions des autres, en privilégiant ses propres intérêts. |
| Passive | dans ce style de communication, les gens ont tendance à éviter les conflits et à exprimer leurs opinions de manière soumise, en sacrifiant leurs propres besoins pour éviter la confrontation. |
| Passive-agressive | Combine des éléments des styles passif et agressif, en exprimant indirectement son ressentiment et en évitant toute responsabilité directe. |
Types de communication interne en fonction de leur niveau de qualité
Indépendamment de la personne qui initie l’interaction ou de celle qui participe à une interaction donnée dans le cadre du travail, il existe une classification plus fondamentale des types de communication interne dont il faut tenir compte. C’est celle qui divise cette communication en deux catégories : optimale et déficiente ou, en d’autres termes, qui communique bien ou qui communique mal.
1. Communication interne optimale
- Elle est efficace : elle ne se contente pas de générer un quelconque impact mais remplit son objectif, qui n’est autre que d’échanger des messages qui sont correctement interprétés par les interlocuteurs et les aident à mieux travailler.
- Elle est efficiente: elle ne prend pas plus de temps que nécessaire pour atteindre l’objectif proposé, elle se déroule par le canal approprié, elle n’implique pas plus de personnes que nécessaire, et elle n’inclut pas de bruit qui pourrait déformer les messages à échanger.
- Elle est économiquement saine : elle contribue à améliorer les performances des travailleurs impliqués et, par conséquent, à améliorer la productivité non seulement de ces travailleurs, mais aussi de l’équipe dans son ensemble.
- Elle est psychologiquement saine : elle n’est pas agressive, coupante ou inconfortable, mais elle permet aux gens de se sentir bien et de ne pas se sentir rejetés lorsqu’ils communiquent entre eux, que ce soit pour échanger de bonnes nouvelles ou des messages neutres ou pour gérer une question conflictuelle.
- Elle est saine pour l’entreprise : elle se déroule dans des conditions qui contribuent à un environnement de travail sain et préservent la cohésion de l’équipe.
2. Une mauvaise communication interne
- Elle est inefficace : elle a un effet, certes, mais pas celui souhaité, ni celui nécessaire pour travailler de manière plus confortable. Lorsque l’échange de messages prend fin, les conclusions ne sont pas plus claires qu’au début et, selon toute vraisemblance, la tâche sera mal exécutée ou il sera nécessaire de prolonger la communication – avec l’investissement en temps que cela requiert – pour atteindre le résultat souhaité de la communication interne.
- Elle est inefficiente : il faut trop de temps et d’énergie pour que les interlocuteurs se comprennent, ce qui implique souvent des personnes dont la présence dans la conversation est inutile ou des interruptions fréquentes.
- Elle est économiquement préjudiciable à l’entreprise : si les travailleurs ne communiquent pas de manière optimale parce qu’ils ne se comprennent pas, sont lents ou n’utilisent pas les bons codes, leurs performances en pâtissent, ce qui nuira à la productivité globale de l’entreprise.
- Elle est psychologiquement dommageable : elle est épuisante, inconfortable et génère des tensions souvent évitables. Elle se traduit souvent par des disputes ou des luttes de pouvoir souvent stériles. Il en résulte que les personnes concernées tentent de s’éloigner les unes des autres, en évitant de communiquer, afin d’éviter ces sentiments.
- Elle est toxique pour l’entreprise : lorsque les membres d’une équipe ne communiquent pas correctement ou se nuisent mutuellement au lieu d’écouter et de contribuer à la réalisation d’un objectif commun, il en résulte que la cohésion de l’équipe se fissure et que le climat de travail de l’entreprise dans son ensemble se tend.
Comment promouvoir une bonne communication interne
1. Déterminez clairement quels membres de l’équipe doivent être sur quel canal de l’application que vous utilisez pour la communication interne ou qui doit être en copie dans les e-mails envoyés. Ne faites pas n’importe quoi lorsque vous décidez des types de communication interne à utiliser. Tous ceux dont la présence n’est pas indispensable doivent être écartés, afin d‘éviter une accumulation de réponses ou que des personnes reçoivent en permanence des courriels ou des notifications sur des sujets dans lesquels elles ne sont pas impliquées, avec la distorsion de leur rythme de travail que cela entraînerait.
2. Établissez des règles de base pour la communication interne qui soient conformes à la culture d’entreprise de la société. Par exemple, autoriser ou non l’utilisation de gifs ou d’icônes, autoriser ou non l’utilisation de gros mots, indiquer qu’il est préférable de ne pas commenter les questions personnelles dans les canaux de communication interne, indiquer s’il y a des questions controversées qui devraient être laissées de côté dans la communication interne, etc.
3. Promouvoir l’auto-inhibition : ne pas surcharger les chats internes de réponses si ce n’est pas indispensable, envoyer des messages courts et concis au lieu de longs paragraphes, séparer les longues interventions en paragraphes courts pour en faciliter la lecture, ne pas abuser des majuscules ou des points d’interrogation si ce n’est pas nécessaire, utiliser le gras et l’italique pour en faciliter la compréhension, etc.
4. Toujours éviter d’utiliser un langage agressif, dénigrant ou discourtois dans l’un des types traditionnels de communication interne (ascendante, descendante et horizontale), que ce soit par écrit ou en face à face, même avec un seul mot ou une courte expression. Il nuit gravement à l’environnement de travail et n’est jamais constructif pour améliorer les performances de quiconque.
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