Nous avons l’habitude d’entendre parler du chef de cabinet, surtout dans la sphère politique, comme d’une figure qui accompagne les présidents de gouvernement ou les premiers ministres au sein de leur plus proche noyau de collaborateurs. Cependant, cette fonction – connue en français sous le nom de chief of staff – trouve également un espace très pertinent dans la sphère des entreprises.
Les entreprises ne sont pas des gouvernements, tout comme les gouvernements ne sont pas des entreprises, mais les deux environnements présentent un besoin pour cette fonction. Nous examinons les fonctions et caractéristiques d’un chief of staff dans cet article.
Quelques fonctions du chief of staff
Le rôle du chief of staff est assez ouvert et doit être adapté aux besoins de chaque entreprise, en fonction du contexte, de la structure et des autres caractéristiques du personnel avec lequel il travaille. En ce sens, nous pouvons établir différentes classifications de leurs tâches en fonction de leurs deux fonctions les plus importantes.
Tout d’abord, la personne qui occupe ce poste doit faciliter le fonctionnement de la structure organisationnelle de l’entreprise, en servant de figure de référence et de charnière pour les cadres supérieurs appartenant à différents départements.
D’autre part, cette personne doit faciliter le travail de la direction, en lui servant de parapet et de bouclier, en atteignant avec ses yeux, ses oreilles et sa bouche ce que la direction ne peut pas atteindre, et en organisant ses tâches quotidiennes. Il s’agit donc d’une personne accessible, mais aussi d’une personne qui a de l’autorité, d’une personne par qui il faut passer : on ne peut pas ne pas compter sur elle.
En résumé, les fonctions du chief of staff se résument à aider la direction en particulier et l’entreprise en général à fonctionner le mieux possible, en évitant au maximum les inefficacités, les incohérences et les éventuelles crises (incendies à éteindre) qui peuvent survenir ou qui sont actives à l’heure actuelle. Examinons maintenant ces fonctions plus en détail.
1. La coordination des niveaux supérieurs de l’équipe
Le chief of staff est une personne qui relie les gens, rassemble l’équipe et facilite les contacts internes et externes de l’entreprise grâce à une bonne stratégie de communication. Une grande partie de son travail consiste à transmettre des messages, à résoudre (et à prévenir) les malentendus et à désamorcer les discussions et autres conflits entre les différents secteurs de l’entreprise.
2. Organiser l’agenda de la Direction
D’une certaine manière, cette fonction implique également l’organisation de « l’agenda officiel » de l’entreprise. Comme nous l’avons indiqué, le profil professionnel du chief of staff combine différents rôles et l’un d’entre eux rappelle en apparence celui d’un secrétaire exécutif. Cependant, il dépasse largement le cadre purement administratif, compte tenu du niveau d’accès à l’information, de ses tâches de coordination départementale et de sa capacité à filtrer l’accès au PDG.
3. Soutenir la Direction générale
La figure du chief of staff repose sur un postulat : le PDG ne peut pas et ne doit pas être en mesure de tout faire, car cela signifierait trop d’exposition et de distraction par rapport à ses fonctions les plus importantes, qui sont autres. Le chief of staff est là pour s’occuper des questions que le directeur ne peut pas traiter, de sorte que le directeur ou le président dispose d’un « agenda dégagé » pour mener à bien ses propres tâches.
Caractéristiques du chef de cabinet
1. Discrétion
Si vous lisez d’autres articles décrivant le profil du chief of staff ou indiquant ce qu’il faut faire pour le devenir, vous ne manquerez jamais ce point : le chef de cabinet est au service de la direction, dans une position influente mais de second rang, avec de l’importance mais sans proéminence. De même qu’en journalisme on sait que le journaliste ne doit pas devenir l’information, le chief of staff ne doit pas être là pour être vu, mais pour permettre aux autres d’être vus.
2. Fiabilité
Elle est donnée par la confiance qu’il ou elle transmet, sa capacité à résoudre les conflits et la discrétion mentionnée au point précédent. Ainsi, le chief of staff est une personne en qui la direction a le plus confiance, mais il doit aussi avoir la confiance des autres agents avec lesquels il doit traiter au sein de l’entreprise. La personne qui traite autant d’informations sensibles au sein de l’entreprise doit être une personne solide sur laquelle on peut compter en toute confiance.
3. Communication
Les entreprises sont composées de personnes et celles-ci ne peuvent pas bien fonctionner sans communication. Le chief of staff a un rôle important à jouer pour relier des personnes, des équipes et des services qui sont normalement déconnectés, les aider à se comprendre et coordonner leurs activités afin qu’ils ne se marchent pas sur les pieds. Pour ce faire, il est essentiel de transmettre et de traiter les messages avec une grande efficacité.
4. Organisation
L’une des principales tâches quotidiennes d’un chef de cabinet consiste à articuler efficacement l’agenda de la direction, mais aussi de nombreux autres processus et projets généraux qui affectent l’ensemble de l’entreprise. C’est pourquoi cette personnalité doit avoir une grande capacité à déterminer le meilleur ordre de priorité des choses à un moment donné.
5. Vue d’ensemble
Bien que, comme on le dit souvent, le quotidien nous « mange », un bon chef de cabinet ne travaille pas seulement dans l’instant présent mais sait aussi détecter l’ordre de priorité des choses à moyen et long terme, avec la capacité de programmer les questions qui mettront encore du temps à arriver et d’anticiper les besoins futurs dans la gestion des équipes.
6. Prise de décision rapide
Parce qu’il est là pour assurer la fluidité des dossiers de l’entreprise, le chief of staff doit être quelqu’un qui ne se bloque pas, mais qui est capable de gérer dans son esprit une grande quantité de données initialement dispersées, de les traiter avec agilité et d’en tirer des conclusions efficaces pour l’équipe, sans prendre plus de temps que nécessaire.
7. Résolution de problèmes
La prise de décision est, entre autres, le moyen de résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent. Un chief of staff est donc une personne résolue, créative, avec de bonnes idées et suffisamment d’audace pour les mettre en œuvre et permettre aux différents départements d’avancer dans leurs projets.
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Qu’est-ce qu’un chief of staff ?
Il s’agit du chef de cabinet, une personne chargée de faire le lien entre le CEO et le reste des départements, d’organiser l’agenda et d’établir un ordre approprié dans l’exécution des processus clés de l’entreprise.
Quelle est la différence entre le chief of staff et le secrétariat de la Direction ?
Le chief of staff gère non seulement le contact direct avec la Direction, mais prend également des décisions concernant le personnel, les tâches, la communication et la mise en œuvre des processus, en coordonnant les directeurs de département et en soutenant le PDG dans les tâches qu’il ou elle ne peut pas prendre en charge.
Le chief of staff est-il une figure d’autorité dans l’entreprise ?
Oui, car il s’agit d’une personne sur laquelle on peut compter pour agir efficacement. Cependant, le chef de cabinet est avant tout une personne d’influence.
Toutes les entreprises devraient-elles avoir un chief of staff ?
Les entreprises qui, en raison de la taille de leur personnel et de la complexité de leur organigramme, estiment qu’une figure strictement destinée à coordonner les tâches, à faciliter la communication et à équilibrer les poids au sein de l’équipe sera utile pour atteindre les objectifs fixés, devraient en avoir un.
