Wie Sie Ihre Zeit bei der Arbeit organisieren können, ist vielleicht eine der wichtigsten Fragen, die Sie sich als Arbeiter stellen werden. Oft passiert es den Menschen, die wenig Zeit haben, um ihre beruflichen Aufgaben zu erledigen oder die nicht fähig sind, ihre Zeit kohärent zu verteilen gemäß den Aktivitäten, die sie durchführen müssen. Oder beides.
Falls Sie sich jetzt in solch einer Situation befinden, zeigen wir Ihnen fünf einfache Tipps, die Sie selbst ab morgen durchführen können, damit das Zeitmanagement der Arbeit kein Hindernis für Ihre Leistung wird.
Wie Sie Ihre Zeit in der Arbeit organisieren können
1. Gewöhnen Sie sich daran, eine Agenda dabei zu haben
Wenn Sie über Zeitmanagement in der Arbeit lernen möchten, müssen Sie zuerst einen Überblick über die von Ihnen zu erledigenden Aufgaben haben in Beziehung zu der Zeit, die Sie üblich haben.
Führen Sie eine Agenda/einen Kalender für die verschiedenen Aufgaben, die Sie im Laufe des Tages erledigen müssen, sowohl außerhalb als auch innerhalb der Arbeit. Es muss nützlich sein, sodass Sie schnell und einfach auf Ihre Arbeit zugreifen können und es gibt Ihnen einen klaren und geordneten Überblick über das, was Sie jeden Tag und jede Woche zu tun haben.
Überprüfen Sie Ihre Agenda zu Beginn jeder Woche und natürlich zu Beginn des Tages: Denken Sie daran, dass Sie alles aufschreiben, denn Sie können sich nicht an alles erinnern, was Sie zu tun haben, aber Sie können sich daran erinnern, sich auf das zu beziehen, was Sie aufgeschrieben haben.
2. Verteilen Sie kohärent Ihre Zeit
Es ist möglich sich zu fragen, wie Sie Ihre Zeit bei der Arbeit organisieren können. Sie haben schon Ihre Agenda, teilen Sie Ihren Arbeitstag in Blöcke ein, je nachdem, wie viel Sie jeden Tag zu tun haben. Sie können den ersten Block des tages reservieren, um Ihre sozialen Netzwerken, Zeitung und e-mail zu checken. Sie können dann den Firmenpost nachschlagen und dann können Sie die Aufgaben des Tages nach ihrer Dringlichkeit oder nach dem Zeitplan erledigen.
Stellen Sie sicher, dass Sie einen Moment am Tag reservieren, um eine Pause zu machen, die Ihnen ermöglicht, aufzustehen, einen Snack zu sich zu nehmen, mit Kollegen zu sprechen, wenn Sie im Büro sind oder den Kopf freibekommen, wenn Sie Telearbeit leisten.
3. Entfernen Sie Geräusche und andere Ablenker
Niemand kann seine Arbeitszeit optimal steuern, wenn man tausend Fliegen um ihn herum schwirrt. Halten Sie Ablenkungen auf dem Schreibtisch Ihres Computers und am Tisch fern.
Wenn es nicht unbedingt nötig ist, lassen Sie Whatsapp nicht auf Ihrem Computer geöffnet und öffnen Sie keine sozialen Netzwerke. Es ist immer verlockend, hin und wieder einen Blick auf diese Registerkarten zu werfen, vor allem, wenn sie nur einen Klick entfernt sind.
Halten Sie den Tisch ordentlich und frei. Dadurch wird ein Arbeitsumfeld geschaffen, statt ein Gefühl von Chaos oder Unordnung. Andererseits, Musikhören während der Arbeit ist es möglich, aber es ist auch eine echte Einmischung für einige Aufgaben: vor allem wenn Sie wichtige Dinge zu tun haben, stellen Sie sich sicher, dass es keine äußere Faktoren gibt, die Ihnen daran hindern, Ihre Aufmerksamkeit auf sie zu lenken.
4. Späten Sie die Aufgaben
Wenn Sie während Ihres Tages mehrere Verpflichtungen haben, Meetings oder Anrufen, versuchen Sie, sie im Stundenplan so weit wie möglich zu verteilen. Lassen Sie einen Zeitraum zwischen einem Anruf und einem anderen, stapeln Sie Ihre Aufgaben nicht.
Es ist wichtig, dass bei der Betreuung einer Person sich die Zeit nimmt, und denken Sie nicht daran, dass Sie schon spät zu dem nächsten Meeting kommen. Es ist auch wichtig für Sie, sich zwischen Meetings zu beruhigen, aufs Klo gehen, Wasser trinken und die Ziele der nächsten Aufgabe nochmal durchgehen.
Das Stapeln von Aufgaben, Meetings und Anrufe bedeutet nicht unbedingt eine höhere Produktivität, sondern es fördert Stress und den Mangel an Konzentration. Eine sehr schlechte Antwort auf die Frage, wie Sie Ihre Zeit bei der Arbeit organisieren.
5. Wenn Sie können, geben Sie der Qualität den Vorrang
Optimale Strukturierung des Arbeitstages im Hinblick auf die Rohergebnisse kann den qualitativen Teil dieser Ergebnisse wegnehmen. Sie sollten jedoch die Qualität der Arbeit über die Anhäufung vorbereiteter Inhalte oder die Abholungen auf Ihrer Aufgabenliste stellen.
Es stimmt, dass oft die Dringlichkeit uns dazu zwingt, Aufgaben zu lösen, Entscheidungen zu treffen oder einfach das zu produzieren, was wir produzieren müssen und zwar in weniger Zeit, als wir brauchen würden, um es in Ruhe zu tun oder mit mehr Eile, als wir zu unserer Arbeit geben möchten, und daher mit einer Anforderung an die Kreativität unseres Gehirns, die nicht der Qualität der Ergebnisse entspricht, die wir manchmal liefern.
Bei anderen Fällen gibt es keine Dringlichkeit oder Eile. Wenn Sie einen Job sofort machen müssen, tun Sie das Beste mit den Ressourcen, die Sie haben. Aber wenn Sie eine Arbeit mit mehr Sorgfalt, Präzision und Strenge machen können, versuchen Sie sich die nötige Zeit zu nehmen, um es auf diese Weise zu erledigen.
Sie werden wahrscheinlich weniger produzieren (in der Menge), aber Sie werden sicherlich mehr produzieren (in der Qualität), und zwar mit einem psychologischen Verschleiß, der viel leichter zu bewältigen ist, sowie einer höheren Zufriedenheit mit sich selbst und Ihrer Leistung.
