{"id":5211,"date":"2021-03-08T16:08:34","date_gmt":"2021-03-08T15:08:34","guid":{"rendered":"https:\/\/ifeelonline.com\/?p=5211"},"modified":"2023-11-13T16:16:18","modified_gmt":"2023-11-13T15:16:18","slug":"como-organizar-reuniones-eficientes","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ifeelonline.com\/es\/salud-laboral\/como-organizar-reuniones-eficientes\/","title":{"rendered":"\u00bfC\u00f3mo organizar reuniones de trabajo efectivas?"},"content":{"rendered":"\n

El debate sobre c\u00f3mo organizar reuniones de trabajo efectivas<\/strong> es un cl\u00e1sico en toda oficina que se precie. Las reuniones son el arma secreta de muchos equipos de trabajo, p<\/strong>ero tambi\u00e9n el caballo de batalla para quienes no acaban de realizarlas de manera adecuada. En efecto, dime c\u00f3mo organiz\u00e1is las reuniones en tu empresa <\/strong>y os dir\u00e9 c\u00f3mo de eficiente es vuestro funcionamiento.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Como directivos y responsables de recursos humanos<\/strong>, debemos tener claro que la reuni\u00f3n es la pieza b\u00e1sica para todo trabajo en equipo, su ejemplo m\u00e1s rudimentario. Por eso, si queremos que nuestro rendimiento sea \u00f3ptimo<\/strong>, podemos improvisar y confiar en que los resultados ser\u00e1n los mejores\u2026 o bien podemos organizarnos correctamente<\/strong> y potenciar que eso pase. <\/p>\n\n\n\n

Para lograr lo segundo, todo empieza y contin\u00faa con una din\u00e1mica de reuniones adecuada<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Cada empresa es diferente y cada tarea exige un tipo de organizaci\u00f3n<\/strong>, por eso existen m\u00faltiples maneras de realizar correctamente una reuni\u00f3n<\/strong>. No obstante, como indic\u00e1bamos al principio, tambi\u00e9n hay muchos caminos por los cuales una reuni\u00f3n puede deformarse y acabar convirti\u00e9ndose en un obst\u00e1culo <\/strong>para el rendimiento del equipo y para encontrar las mejores maneras de cohesionarlo<\/a>. <\/p>\n\n\n\n

\"\u00bfc\u00f3mo<\/figure>\n\n\n\n

Sea como sea, en este art\u00edculo podr\u00e1s conocer las siete pautas que deb\u00e9is seguir al programar las reuniones de trabajo <\/strong>porque son las que facilitan la organizaci\u00f3n de reuniones eficientes. Pod\u00e9is aplicarlas a vuestra manera pero cuantas m\u00e1s os dej\u00e9is por el camino, m\u00e1s ineficiente ser\u00e1 vuestro trabajo en equipo. <\/p>\n\n\n\n

\u00bfC\u00f3mo organizar reuniones de trabajo efectivas?<\/h2>\n\n\n\n

1. Fijad las reuniones en el calendario<\/h3>\n\n\n\n

Las reuniones deben ser previsibles, es decir, conviene que est\u00e9n incorporadas de manera natural a la rutina<\/strong> y al calendario de los miembros del equipo. Para ello, lo mejor es elegir un d\u00eda y una hora para la reuni\u00f3n y mantenerlos<\/strong>, aunque de manera excepcional haya que hacer modificaciones. <\/p>\n\n\n\n

De este modo, todo el mundo interiorizar\u00e1 la idea de que las reuniones existen<\/strong>, que tienen una continuidad y que deben incorporarlas a su agenda. <\/p>\n\n\n\n

Lo habitual es programar las reuniones para el lunes o para el viernes, en funci\u00f3n de si se quieren enfocar como una preparaci\u00f3n de la semana o como un seguimiento de lo logrado<\/strong>. Ambas opciones, y cualquier otra que os vaya bien, son v\u00e1lidas, mientras la reuni\u00f3n se celebre.  <\/p>\n\n\n\n

2. Sed constantes al hacer reuniones<\/h3>\n\n\n\n

El d\u00eda y la hora de la reuni\u00f3n son importantes, pero lo que de verdad importa es mantener ese calendario siempre que sea posible<\/strong> y recuperarlo siempre que una causa interrumpa la secuencia de reuniones. <\/p>\n\n\n\n

De hecho, una de las principales causas para perder el h\u00e1bito de hacer reuniones <\/strong>es dejar de hacerlas, aunque sea solo durante una semana. Obviamente, no se trata de reunirse por reunirse. Sin embargo, es importante que, de una manera regular y previsible, el equipo tenga un espacio para encontrarse, comunicarse abiertamente y organizar las tareas<\/strong> que van a tener que desempe\u00f1ar.<\/p>\n\n\n\n

3. Programad una duraci\u00f3n m\u00e1xima<\/h3>\n\n\n\n

En cualquier oficina todo el mundo sabe que hay \u00e9pocas m\u00e1s intensas y otras que son m\u00e1s relajadas<\/strong>. Por tanto, a veces las reuniones tienen poco contenido y otras, falta tiempo para hablarlo todo. <\/p>\n\n\n\n

En cualquier caso, para que las reuniones no sean extenuantes, es conveniente ce\u00f1irse a una duraci\u00f3n m\u00e1xima<\/strong>. Esto ayuda a ir al grano en lugar de irse por las ramas y evita que los asistentes tengan la sensaci\u00f3n de que se pierde el tiempo. Por supuesto, no hay que agotar la duraci\u00f3n m\u00e1xima<\/strong> si ya se han abordado todos los puntos.<\/p>\n\n\n\n

4. Seguid un orden del d\u00eda<\/h3>\n\n\n\n

La improvisaci\u00f3n no es la mejor manera de sacar el mayor partido a una reuni\u00f3n<\/strong> para la que, adem\u00e1s, se ha fijado una duraci\u00f3n m\u00e1xima. Por tanto, lo mejor es que al menos una persona sea la encargada de preparar con antelaci\u00f3n el orden del d\u00eda<\/strong>, es decir, la lista de asuntos que deben ser abordados durante la reuni\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n

Para ello puede hacerlo seg\u00fan su propia iniciativa, pero suele ser \u00fatil recordar a los miembros del equipo que, si hay alg\u00fan asunto que deseen abordar, pueden comunicarlo a la persona responsable <\/strong>para que lo incluya en el orden del d\u00eda.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Aunque no es una pr\u00e1ctica universal, en algunos equipos se env\u00eda a los asistentes el orden del d\u00eda previsto incluso antes de la reuni\u00f3n<\/strong>, para anticiparles los puntos que se van a tocar. As\u00ed ellos pueden prepararlos mejor en lugar de hacerlo sobre la marcha.<\/p>\n\n\n\n

5. Estructurad bien la reuni\u00f3n <\/h3>\n\n\n\n

Adem\u00e1s de tener un orden del d\u00eda, cualquier reuni\u00f3n es un encuentro formal que debe seguir una estructura m\u00e1s o menos ordenada<\/strong> para favorecer su eficiencia. <\/p>\n\n\n\n

La estructura b\u00e1sica de una reuni\u00f3n puede ser muy sencilla y girar en torno a tres puntos<\/strong>: saludos introductorios, presentaci\u00f3n del orden del d\u00eda, cierre-conclusiones-despedida. <\/p>\n\n\n\n

Pon a esta estructura las variaciones que consideres necesarias de acuerdo a las necesidades de tu equipo<\/strong>, pero procura seguirla para que vuestros encuentros no tengan un aspecto deforme.  <\/p>\n\n\n\n

6. Nada de coloquio: portavoz y turnos de palabra<\/h3>\n\n\n\n

En relaci\u00f3n con los puntos del orden del d\u00eda y la estructura, siempre conviene recordar que el objetivo de la reuni\u00f3n es trabajar de manera eficiente<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Para ello, la comunicaci\u00f3n tiene que fluir <\/strong>adecuadamente y eso no puede suceder si la reuni\u00f3n de trabajo se convierte en un guirigay. <\/p>\n\n\n\n

Aunque es cierto que hay equipos de trabajo donde el ambiente es muy horizontal<\/strong> e informal, conviene que haya una persona que act\u00fae como portavoz o coordinador. Puede ser, por ejemplo, la misma persona que se encarga de preparar el orden del d\u00eda<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Esta persona se encargar\u00e1 de dirigir la reuni\u00f3n e ir organizando de manera ordenada los turnos de palabra<\/strong>, para asegurarse de que nadie acapara o boicotea la reuni\u00f3n y que todas las voces tienen oportunidad de ser escuchadas. <\/p>\n\n\n\n

7. Recogida de informaci\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n

Las reuniones, sobre todo aquellas m\u00e1s intensas, fruct\u00edferas o acaloradas, son una gran fuente de informaci\u00f3n <\/strong>y decisiones para el equipo de trabajo. <\/p>\n\n\n\n

Para fijar todo ese contenido y clarificarlo una vez que la reuni\u00f3n haya concluido, es importante que haya una persona encargada de tomar nota de los acuerdos <\/strong>a los que se llega y las distintas consideraciones que se hacen durante la sesi\u00f3n y que recoja todo eso en un documento en forma de acta. <\/p>\n\n\n\n

De este modo, podr\u00e1 enviarle una copia a todos los asistentes a la reuni\u00f3n<\/strong> para que todo el mundo se d\u00e9 por enterado de los temas que se han abordado y que sea posible hacer un seguimiento del trabajo en equipo<\/strong> a lo largo del tiempo.<\/p>\n\n\n\n

\"\u00bfc\u00f3mo<\/figure>\n\n\n\n

La reuni\u00f3n es la t\u00e9cnica b\u00e1sica del trabajo en equipo<\/strong>. Sin embargo, por diferentes razones, no todos los equipos conocen la mejor manera de realizarlas de manera eficiente. Puede que este sea tu caso: eres el encargado de liderar un equipo, pero, por alguna raz\u00f3n, no acab\u00e1is de pillar el truco de las rutinas b\u00e1sicas<\/strong> de funcionamiento.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

No pasa nada. Ifeel<\/strong> cuenta con un programa de bienestar mental para empresas<\/a><\/strong> dise\u00f1ado precisamente para ayudaros a detectar c\u00f3mo estas carencias pueden repercutir en el bienestar emocional<\/strong> de vuestros equipos. Gracias a este programa, nuestros psic\u00f3logos podr\u00e1n asesoraros sobre diferentes aspectos que mejorar\u00e1n vuestro rendimiento y repercutir\u00e1n positivamente en el bienestar psicol\u00f3gico<\/strong> de vuestros trabajadores.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Esperamos que este post sobre\u00a0c\u00f3mo organizar reuniones de trabajo efectivas<\/strong>\u00a0haya sido de tu inter\u00e9s, y te invitamos a revisar nuestro art\u00edculo sobre los\u00a0mejores recursos para l\u00edderes y managers.<\/a> Contacta con nosotros hoy mismo. Estamos aqu\u00ed para ayudaros.\u00a0<\/p>\n\n

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