El debate sobre cómo organizar reuniones de trabajo efectivas es un clásico en toda oficina que se precie. Las reuniones son el arma secreta de muchos equipos de trabajo, pero también el caballo de batalla para quienes no acaban de realizarlas de manera adecuada. En efecto, dime cómo organizáis las reuniones en tu empresa y os diré cómo de eficiente es vuestro funcionamiento.
Como directivos y responsables de recursos humanos, debemos tener claro que la reunión es la pieza básica para todo trabajo en equipo, su ejemplo más rudimentario. Por eso, si queremos que nuestro rendimiento sea óptimo, podemos improvisar y confiar en que los resultados serán los mejores… o bien podemos organizarnos correctamente y potenciar que eso pase.
Para lograr lo segundo, todo empieza y continúa con una dinámica de reuniones adecuada.
Cada empresa es diferente y cada tarea exige un tipo de organización, por eso existen múltiples maneras de realizar correctamente una reunión. No obstante, como indicábamos al principio, también hay muchos caminos por los cuales una reunión puede deformarse y acabar convirtiéndose en un obstáculo para el rendimiento del equipo y para encontrar las mejores maneras de cohesionarlo.
Sea como sea, en este artículo podrás conocer las siete pautas que debéis seguir al programar las reuniones de trabajo porque son las que facilitan la organización de reuniones eficientes. Podéis aplicarlas a vuestra manera pero cuantas más os dejéis por el camino, más ineficiente será vuestro trabajo en equipo.
¿Cómo organizar reuniones de trabajo efectivas?
1. Fijad las reuniones en el calendario
Las reuniones deben ser previsibles, es decir, conviene que estén incorporadas de manera natural a la rutina y al calendario de los miembros del equipo. Para ello, lo mejor es elegir un día y una hora para la reunión y mantenerlos, aunque de manera excepcional haya que hacer modificaciones.
De este modo, todo el mundo interiorizará la idea de que las reuniones existen, que tienen una continuidad y que deben incorporarlas a su agenda.
Lo habitual es programar las reuniones para el lunes o para el viernes, en función de si se quieren enfocar como una preparación de la semana o como un seguimiento de lo logrado. Ambas opciones, y cualquier otra que os vaya bien, son válidas, mientras la reunión se celebre.
2. Sed constantes al hacer reuniones
El día y la hora de la reunión son importantes, pero lo que de verdad importa es mantener ese calendario siempre que sea posible y recuperarlo siempre que una causa interrumpa la secuencia de reuniones.
De hecho, una de las principales causas para perder el hábito de hacer reuniones es dejar de hacerlas, aunque sea solo durante una semana. Obviamente, no se trata de reunirse por reunirse. Sin embargo, es importante que, de una manera regular y previsible, el equipo tenga un espacio para encontrarse, comunicarse abiertamente y organizar las tareas que van a tener que desempeñar.
3. Programad una duración máxima
En cualquier oficina todo el mundo sabe que hay épocas más intensas y otras que son más relajadas. Por tanto, a veces las reuniones tienen poco contenido y otras, falta tiempo para hablarlo todo.
En cualquier caso, para que las reuniones no sean extenuantes, es conveniente ceñirse a una duración máxima. Esto ayuda a ir al grano en lugar de irse por las ramas y evita que los asistentes tengan la sensación de que se pierde el tiempo. Por supuesto, no hay que agotar la duración máxima si ya se han abordado todos los puntos.
4. Seguid un orden del día
La improvisación no es la mejor manera de sacar el mayor partido a una reunión para la que, además, se ha fijado una duración máxima. Por tanto, lo mejor es que al menos una persona sea la encargada de preparar con antelación el orden del día, es decir, la lista de asuntos que deben ser abordados durante la reunión.
Para ello puede hacerlo según su propia iniciativa, pero suele ser útil recordar a los miembros del equipo que, si hay algún asunto que deseen abordar, pueden comunicarlo a la persona responsable para que lo incluya en el orden del día.
Aunque no es una práctica universal, en algunos equipos se envía a los asistentes el orden del día previsto incluso antes de la reunión, para anticiparles los puntos que se van a tocar. Así ellos pueden prepararlos mejor en lugar de hacerlo sobre la marcha.
5. Estructurad bien la reunión
Además de tener un orden del día, cualquier reunión es un encuentro formal que debe seguir una estructura más o menos ordenada para favorecer su eficiencia.
La estructura básica de una reunión puede ser muy sencilla y girar en torno a tres puntos: saludos introductorios, presentación del orden del día, cierre-conclusiones-despedida.
Pon a esta estructura las variaciones que consideres necesarias de acuerdo a las necesidades de tu equipo, pero procura seguirla para que vuestros encuentros no tengan un aspecto deforme.
6. Nada de coloquio: portavoz y turnos de palabra
En relación con los puntos del orden del día y la estructura, siempre conviene recordar que el objetivo de la reunión es trabajar de manera eficiente.
Para ello, la comunicación tiene que fluir adecuadamente y eso no puede suceder si la reunión de trabajo se convierte en un guirigay.
Aunque es cierto que hay equipos de trabajo donde el ambiente es muy horizontal e informal, conviene que haya una persona que actúe como portavoz o coordinador. Puede ser, por ejemplo, la misma persona que se encarga de preparar el orden del día.
Esta persona se encargará de dirigir la reunión e ir organizando de manera ordenada los turnos de palabra, para asegurarse de que nadie acapara o boicotea la reunión y que todas las voces tienen oportunidad de ser escuchadas.
7. Recogida de información
Las reuniones, sobre todo aquellas más intensas, fructíferas o acaloradas, son una gran fuente de información y decisiones para el equipo de trabajo.
Para fijar todo ese contenido y clarificarlo una vez que la reunión haya concluido, es importante que haya una persona encargada de tomar nota de los acuerdos a los que se llega y las distintas consideraciones que se hacen durante la sesión y que recoja todo eso en un documento en forma de acta.
De este modo, podrá enviarle una copia a todos los asistentes a la reunión para que todo el mundo se dé por enterado de los temas que se han abordado y que sea posible hacer un seguimiento del trabajo en equipo a lo largo del tiempo.
La reunión es la técnica básica del trabajo en equipo. Sin embargo, por diferentes razones, no todos los equipos conocen la mejor manera de realizarlas de manera eficiente. Puede que este sea tu caso: eres el encargado de liderar un equipo, pero, por alguna razón, no acabáis de pillar el truco de las rutinas básicas de funcionamiento.
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Esperamos que este post sobre cómo organizar reuniones de trabajo efectivas haya sido de tu interés, y te invitamos a revisar nuestro artículo sobre los mejores recursos para líderes y managers. Contacta con nosotros hoy mismo. Estamos aquí para ayudaros.
