¿Cómo cuidar la comunicación durante el teletrabajo?

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Puede que, después de un año largo de teletrabajo, te hayas convertido en un genio de la comunicación online con tus compañeros de trabajo. 

También es probable que vuestra comunicación se haya deteriorado durante los últimos meses. Al fin y al cabo, conectar solo a través de un teclado o una pantalla tiene enormes ventajas pero estas no siempre superan a las de los contactos “analógicos”. 

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Comunicarnos es algo que hacemos espontáneamente, pero eso no quiere decir que sea fácil. ¿Nunca has dicho eso de “cuesta entenderse incluso hablando el mismo idioma”? Si, además, ponemos barreras a esa comunicación (distancia física, plataformas informáticas, signos, dibujos, wi-fi…) el intercambio eficiente de mensajes puede verse interferido por múltiples “ruidos”. En esos casos se van haciendo grietas en la cohesión grupal y aparece una serie de  conflictos y malos entendidos que podrían prevenirse tomando ciertas medidas. 

Para evitar que la comunicación durante el teletrabajo se vuelva en contra del emisor y el receptor es importante generar hábitos comunicativos útiles. Se trata de ciertas pautas que hacen fluir los mensajes y que, además, favorecen un buen ambiente de trabajo entre las personas que se están intercambiando. A continuación te indicamos seis ejemplos fáciles de aplicar en los canales internos de comunicación dentro de vuestra compañía. Ninguno de ellos es nada del otro mundo y, sin embargo, pueden evitar que alguien se sienta atacado o aislado, o que no entienda bien las instrucciones que se le dan. 

1. Saluda al llegar y al despedirte

A veces vamos deprisa, a veces no nos damos cuenta y a veces tenemos confianza y nos saludamos a las tres horas de llegar y no pasa absolutamente nada. Es decir, no siempre podemos saludarnos o despedirnos ni hay que hacerlo con todo el mundo de manera obsesiva. Sin embargo, incorporar pequeñas rutinas de bienvenida y despedida ayuda a enmarcar el trabajo con un buen ambiente. Además, corta por un momento la atmósfera de aislamiento en la que estamos cada uno dentro de nuestras casas.  

2. Utiliza iconos y gifs para complementar el mensaje

El lenguaje escrito lo carga el diablo y muchas veces no somos capaces de trasladar con nuestras palabras un mensaje de calidez, humor, intensidad o relajación, por poner solo algunos ejemplos de significados emocionales que transmitimos fácilmente en la interacción cara a cara pero que se pierden cuando solo escribimos. 

Dentro de unos límites y de manera siempre acorde a los códigos de conducta y la cultura empresarial de tu compañía, apóyate en los iconos y los gifs para complementar y suavizar tus comunicaciones escritas. Te ahorrarás más de un conflicto con alguien y le ahorrarás una preocupación a más de una persona. 

3. Repasa el texto antes de enviarlo 

Recuerda que en el lenguaje escrito aumenta mucho la probabilidad de que haya malas interpretaciones. A veces no las podemos evitar, pero otras veces basta simplemente con echarle un vistazo al mensaje que queremos enviar antes de dar a la tecla para asegurarnos  de que lo que hemos escrito se entiende correctamente. 

No siempre podemos releer todo lo que decimos en el transcurso de una conversación rápida a través del chat interno de la empresa. Sin embargo, otras veces sí, ya sea dentro de ese chat o, por ejemplo, al redactar correos electrónicos. 

No vayas deprisa si no es necesario: tómate un minuto más para repasar lo que has escrito y asegurarte -en la medida de lo posible- de que el destinatario lo entenderá como es debido. 

4. Avisa antes de llamar por teléfono

A veces nos damos cuenta de que no nos estamos entendiendo bien por escrito o que resulta muy farragoso explicar algo redactándolo y pasamos al modo llamada telefónica o videollamada. 

Es un buen recurso y seguro que termináis antes hablándolo en una llamada que por chat. No obstante, antes de dar al botón pregunta a tu interlocutor si le va bien hablar contigo justo en ese momento. 

Recuerda que a menudo, cuando chateamos, estamos también chateando con otras personas u ocupándonos de otras tareas, mientras que una videollamada exige toda nuestra atención. Por eso, lo prudente antes de llamar es preguntarle a la otra persona si la puedes llamar en ese momento. Resulta menos invasivo y así esa persona puede organizar mejor la conversación y corres menos riesgo de interrumpir alguna otra tarea que esté realizando mientras chatea contigo. 

5. Utiliza la opción de “Actualizar tu estado”

Si vas a tomarte un descanso largo o, sobre todo, imprevisto, deja algún letrero que lo indique. Por ejemplo algo del tipo “Vuelvo en seguida”, “Comiendo”, “En una reunión”… No es imprescindible hacerlo pero es útil por si acaso alguien te requiere (por ejemplo, tu jefe) y no te encuentra porque has salido a comer, estás reunida o estás haciendo una pausa para un café. 

De este modo, si alguien pregunta por ti mientras estás fuera le generará más tranquilidad y sabrá que no estás disponible (en lugar de pensar que no la estás prestando atención).

6. Activa la cámara web

Procura activar tu cámara web durante las reuniones siempre que eso no genere sobrecarga en la plataforma e interferencias en la comunicación. 

Para aquellas personas que están en el uso de la palabra en una videoconferencia es importante tener un cierto feedback sobre la escucha que reciben y sentirse acompañadas durante la reunión o formación que estáis llevando a cabo, en lugar de sentir que hablan al vacío. Si va a ser algo rápido o bien tienes uno de esos días completamente impresentables, puedes ahorrarte la cámara, pero intenta ponerla siempre que no genere más dificultades que beneficios, porque es importante para que la comunicación fluya mejor. 

Aprender a comunicarse mejor durante el teletrabajo

Estos son solo seis consejos pero quizá tú, en el transcurso de tus comunicaciones diarias con tu equipo desde tu casa, estás echando de menos algo que no está en esta lista y que tus compañeros tampoco están poniendo en práctica. 

Toma la iniciativa. Practica tú esas cosas para que los demás cojan la idea, nunca sabemos hasta dónde puede llegar el poder de la imitación. También puedes proponer cuando celebréis vuestra próxima reunión, algunas medidas que puedan mejorar vuestros intercambios online. Así abrirás el canal para buscar juntos cuál es la mejor manera de estar en contacto durante el teletrabajo ahora que ya contáis con experiencia de sobra. 

Si los problemas de comunicación online son solo la punta del iceberg de otras dificultades más graves que afectan a tu bienestar psicológico en el trabajo entonces hay que abordarlos desde otro punto de vista. Piensa también, en caso de que seas la persona encargada de coordinar tu equipo, si habéis entrado en una dinámica ineficiente de la que no sabéis cómo salir pero de la que debéis salir cuanto antes. 

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