Chief of staff

Chief of staff: el gran facilitador de las empresas

Estamos acostumbrados a oír hablar del chief of staff especialmente en el ámbito político, como una figura que acompaña a los presidentes del gobierno o primeros ministros dentro de su núcleo más próximo de colaboradores. No obstante, este cargo –conocido en español como jefe de gabinete– también está encontrando un espacio muy relevante en el ámbito corporativo. 

Las empresas no son gobiernos, igual que los gobiernos no son empresas, pero ambos entornos presentan la necesidad de contar con este rol. De sus funciones y características hablaremos en este artículo. 

Algunas funciones del chief of staff corporativo

El rol del chief of staff es bastante abierto y debe adaptarse a lo que cada compañía necesita  según el contexto del que se trate y en función de la estructura y resto de características de la plantilla con la que trabaja. En este sentido, podemos hacer diferentes clasificaciones de sus cometidos en base a sus dos funciones más importantes. 

En primer lugar, quien ostenta este cargo debe facilitar el funcionamiento de la estructura organizativa de la empresa, sirviendo como una figura de referencia y bisagra para los altos cargos pertenecientes a departamentos distintos. 

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Además, debe facilitar el trabajo del jefe, actuando como su parapeto y blindaje y llegando con sus ojos, oídos y boca a donde él/ella no puede llegar, además de ordenando sus quehaceres del día a día. Por tanto, hablamos de una persona a la que acudir pero también de alguien con autoridad, una persona por la que hay que pasar: no se puede no contar con ella

Sintetizando, las atribuciones del chief of staff se resumen en ayudar al director en particular y a la empresa en general a funcionar de la manera más brillante posible, evitando al máximo las ineficiencias, las incoherencias y las posibles crisis (fuegos a apagar) que puedan surgir o que estén activas en el momento presente. Veamos ahora más en detalle estas funciones. 

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1. Coordinación de los altos niveles del equipo

El chief of staff es una persona que conecta personas, cohesiona al equipo y allana contactos internos y externos para la compañía a través de una buena estrategia de comunicación.  Gran parte de su trabajo consiste en transmitir mensajes, resolver (y prevenir) malos entendidos y desencallar discusiones y demás conflictos entre diversas áreas de la empresa.

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2. Organización de la agenda del CEO

De alguna manera, esta función implica también algo de organización de la “agenda oficial” de la empresa. Como hemos indicado, el perfil profesional de chief of staff combina diferentes roles y uno de ellos recuerda en la superficie al de un secretario del director/a. Sin embargo, va mucho más allá de lo meramente administrativo, habida cuenta del nivel de acceso que tiene a la información, de sus tareas de coordinación de departamentos y de su capacidad para filtrar el acceso al CEO.

3. Apoyo al CEO

La figura del chief of staff se asienta sobre un presupuesto: el director general no puede llegar a todo y, además, no debe hacerlo, dado que eso supondría exceso de exposición y distracción respecto a sus funciones más importantes, que  son otras. Para llegar a esos asuntos de los que el director no se puede ocupar está el chief of staff, de modo que el director o presidente tenga “la mesa despejada” para poder ejecutar sus propias tareas. 

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Características del chief of staff

1. Discreción

Si lees otros artículos que describan la figura del chief of staff o establezcan qué hace falta para convertirse en uno nunca falta esta puntualización: el jefe de gabinete está al servicio de quien ostenta la dirección, en una posición influyente pero de segunda fila, con importancia pero sin protagonismo. Del mismo modo que en periodismo se sabe que el periodista no debe convertirse en la noticia, el chief of staff tampoco debe estar ahí para que se le vea, sino para permitir que otros sean vistos

2. Fiabilidad 

Se la da la seguridad que transmite, su habilidad para la resolución de conflictos y la discreción que se ha mencionado en el punto anterior. De este modo, el chief of staff es una persona de la máxima confianza del CEO, pero conviene que también resulte fiable para el resto de agentes con los que tiene que tratar dentro de la empresa. Quien maneja tanta información sensible dentro de la compañía tiene que ser alguien sólido en quien apoyarse con confianza. 

3. Habilidad comunicativa

Las empresas están hechas de personas y las personas no pueden funcionar bien si no se comunican bien. El chief of staff tiene una función relevante a la hora de poner en contacto a personas, equipos y departamentos que normalmente están desconectados, ayudarles a entenderse y coordinar sus actividades para que no se pisen entre sí. Para ello, emitir y procesar mensajes con alta eficacia es fundamental. 

4. Capacidad organizativa

Uno de los ejes en el día a día de todo chief of staff es la articulación eficiente de la agenda del CEO pero también de muchos otros procesos y proyectos generales que afectan al conjunto de la empresa. Por eso, esta figura tiene que tener una gran destreza para determinar cuál es el mejor orden de prioridad de las cosas en este momento.

5.  Visión panorámica

Aunque, como se dice comúnmente, el día a día “nos come”, un buen chief of staff no funciona sólo en el momento presente sino que también sabe detectar cuál es el orden de prioridad de las cosas en el medio y largo plazo, con habilidad para calendarizar asuntos que todavía tardarán en llegar y anticipar las necesidades futuras en la gestión de los equipos.

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6. Rapidez en la toma de decisiones

Dado que está ahí para que los temas de la empresa fluyan con facilidad, el chief of staff debe ser alguien que no se bloquee, sino que pueda manejar en su mente gran cantidad de datos inicialmente dispersos, procesarlos con agilidad y llegar a conclusiones eficaces para el equipo sin demorarse más de lo estrictamente necesario.  

7. Resolución de problemas

La toma de decisiones es, entre otras cosas, el medio que permite resolver los problemas que van apareciendo. Por tanto, un chief of staff es una persona resolutiva, creativa, con buenas ideas y con la suficiente intrepidez para llevarlas a cabo y permitir que los diferentes departamentos avancen en sus proyectos. 

Esperamos que este post sobre la figura del chief of staff corporativo te haya resultado interesante. Si quieres más información sobre el servicio de bienestar emocional para empresas de ifeel solo tienes que solicitarla y en seguida nos pondremos en contacto con tu equipo.

¿Qué es un chief of staff corporativo?

Es el jefe de gabinete, alguien encargado de enlazar al CEO de manera eficiente con el resto de departamentos, organizando la agenda y estableciendo un orden adecuado a la hora de ejecutar los procesos clave de la compañía.

¿Qué diferencia hay entre el chief of staff y el secretario del CEO?

El chief of staff no solo gestiona el contacto directo con el CEO sino que toma decisiones sobre el personal, las tareas, la comunicación y la puesta en marcha de los procesos, coordinando a los managers de los departamentos y apoyando al CEO en tareas de las que no puede ocuparse.

¿El chief of staff es una figura con autoridad en la empresa?

Sí porque es alguien con quien se debe contar para actuar de manera eficiente. Sin embargo, el chief of staff es principalmnente una figura con gran capacidad para influir.

¿Todas las empresas deben contar con un chief of staff?

Deben contar con uno aquellas que, por el tamaño de su plantilla y la complejidad de su organigrama, perciban que una figura destinada estrictamente a coordinar tareas, facilitar comunicación y equilibrar los pesos dentro del equipo será de utilidad para lograr los objetivos planteados. 

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